Facturación e impuestos · Para dueños de restaurante

Facturación electrónica para restaurantes en Colombia: guía 2026

Guía completa para facturar en un restaurante en 2026: factura electrónica o POS electrónico, datos del cliente, impuesto al consumo, contingencias y sanciones, con un ejemplo de punta a punta.

Por Equipo de Tecnotics · · 13 min de lectura

En 30 segundos

  • Hay dos documentos válidos: factura electrónica de venta (FEV) y documento equivalente electrónico tiquete POS (Res. DIAN 165 de 2023, art. 16).
  • El calendario del POS electrónico terminó el 1 de julio de 2024 para los últimos contribuyentes (Res. 165, art. 23, mod. Res. 8 de 2024).
  • Si el cliente pide el documento a su nombre, solo puedes pedirle nombre o razón social, tipo y número de identificación y correo (Res. DIAN 202 de 2025).
  • El restaurante cobra impuesto nacional al consumo (INC) del 8 %, no IVA, salvo que opere bajo franquicia (E.T., arts. 426 y 512-1).
  • No facturar puede costar el cierre del local por 3 días o una multa del 5 % de los ingresos del mes anterior (E.T., art. 657).

¿Qué documento debe entregar un restaurante cuando vende?

Todo negocio obligado a facturar tiene que hacerlo de forma electrónica. En un restaurante, eso se traduce en dos opciones, que la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) reconoce por igual para soportar la venta:

  1. La factura electrónica de venta (FEV). Es el documento general. Lleva los datos del comprador si te los da, se valida ante la DIAN antes de entregarse y tiene un código único, el CUFE (código único de factura electrónica).
  2. El documento equivalente electrónico tiquete POS. POS viene de point of sale, punto de venta. Es el comprobante que reemplazó al tiquete de la caja registradora. También es electrónico, tiene numeración autorizada y se transmite a la DIAN. Lo explicamos en detalle en qué es el POS electrónico y quién lo expide.

La Resolución 165 de 2023 dice que quien use documento equivalente debe hacerlo con su versión electrónica o pasarse a la factura electrónica. Y su artículo 15 agrega que quien expide documentos equivalentes puede expedir factura electrónica en todos los casos. Es decir: puedes trabajar solo con FEV, o con POS electrónico y FEV cuando el cliente la necesite.

¿«POS» es la máquina o el documento?

Las dos cosas, y de ahí viene buena parte de la confusión. En el mostrador, «el POS» es el computador o la tableta donde se cobra. Ante la DIAN, «POS electrónico» es un documento. Tener un equipo de caja no significa que estés expidiendo el documento equivalente electrónico: lo que cuenta es que cada venta genere un comprobante validado.

¿Por qué el tiquete POS en papel ya no sirve?

Durante años, el restaurante entregaba un tiquete de máquina registradora impreso. La Resolución 165 de 2023 fijó un calendario para cambiarlo por el documento equivalente electrónico:

Grupo Fecha límite
Grandes contribuyentes 1 de mayo de 2024
Declarantes de renta que no son grandes contribuyentes 1 de junio de 2024
No declarantes y demás sujetos 1 de julio de 2024

Fuente: Res. DIAN 165 de 2023, art. 23, modificado por la Res. 8 de 2024.

Ese calendario ya venció. Por eso hoy un tiquete de papel no soporta la venta, salvo en una contingencia (más abajo). Muchos textos todavía repiten que «el POS de papel sirve hasta 5 UVT»: es un dato viejo, y lo aclaramos en la guía del tope de 5 UVT (enlazada al final).

¿Qué datos lleva cada documento y cuáles puedes pedirle al cliente?

La factura y el POS electrónico llevan los datos del vendedor, numeración autorizada, fecha, detalle de lo vendido, valor total, el impuesto discriminado y el código de validación. Eso lo resuelve tu software de facturación.

Lo que sí tiene que saber el cajero son los datos del comprador. La Resolución 202 de 2025 modificó la Resolución 165 y fijó una lista cerrada. Cuando el cliente pide que el documento salga a su nombre, solo se le piden:

  1. Nombre y apellidos o razón social.
  2. Tipo y número de identificación.
  3. Correo electrónico, que no hace falta si el cliente prefiere la representación impresa.

No puedes exigir teléfono, dirección ni copia del RUT (Registro Único Tributario) para expedirla. Y si el cliente no pide el documento a su nombre, no hay por qué pedirle datos.

¿Y si el cliente no da sus datos?

El documento sale a nombre de consumidor final con el número genérico 222222222222 (Res. 165, art. 11). Es válido para el restaurante, pero no le sirve al comprador como soporte de costos ni deducciones. Lo explicamos en la guía de consumidor final, en el índice de abajo.

¿Cuándo tiene derecho el comensal a una factura a su nombre?

El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (E.T.) dice que los compradores pueden pedir factura cuando, por su actividad económica, tienen derecho a costos, deducciones o impuestos descontables. Es el caso típico del almuerzo de trabajo o del pedido de una empresa para una reunión.

Hay un matiz útil. El POS electrónico sí le sirve al comprador para costos y deducciones si lo identifica con nombre o razón social y número de identificación (Res. 165, art. 16, par.). Así que un POS electrónico con los datos del cliente también resuelve su necesidad.

¿Puede el cliente exigir específicamente la FEV aunque le ofrezcas un POS electrónico con sus datos? A la fecha de esta revisión (26/10/2026) no encontramos doctrina de la DIAN que lo resuelva de forma expresa. Lo práctico: si la pide, expídela; la norma te permite hacerlo en todos los casos. El paso a paso para la caja está en el cliente pide factura a su nombre; la comparación completa de los dos documentos está en el índice de este tema.

¿Se puede entregar una «precuenta» antes de facturar?

Es costumbre llevar a la mesa una cuenta «para revisar» antes del documento final. Ojo con eso:

  • La Ley 1935 de 2018, art. 4, dice que la factura o el documento equivalente son los únicos documentos que deben entregarse al consumidor, inclusive antes de pagar, para que verifique lo cobrado.
  • La Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), numeral 2.4.3 del Título II, dice que en restaurantes, bares y cafeterías «queda prohibido expedir al consumidor documentos diferentes a la factura», se llame prefactura, cuenta de cobro, precuenta, orden de pedido o similares.
  • En materia tributaria, la DIAN ha recordado que quien está obligado a facturar y entrega prefacturas, cuentas de cobro o precuentas en lugar de la factura se expone al cierre del establecimiento (Oficio DIAN 904645 de 2020).

La conclusión práctica: lo que le entregas al cliente para revisar su consumo debería ser el propio documento de venta. Si tu flujo de mesa depende de una precuenta, revísalo con tu contador.

¿Cómo se maneja el impuesto al consumo en la factura?

El servicio de restaurante, para comer en el local, para llevar o a domicilio, está excluido de IVA (impuesto sobre las ventas) y sujeto al INC del 8 % (E.T., arts. 426 y 512-1, num. 3). La excepción son los negocios que operan bajo contrato de franquicia: esos cobran IVA. La Corte Constitucional declaró exequible esa diferencia en la Sentencia C-503 de 2023.

Tres reglas del artículo 512-9 del E.T. que afectan la factura:

  1. La base es el precio total del consumo, incluidas las bebidas y demás valores adicionales.
  2. La propina no hace parte de la base, porque es voluntaria.
  3. El impuesto se calcula antes y se incluye en la lista de precios al público, y en la factura se discrimina.

Según la DIAN, si el restaurante cobra el domicilio en la misma factura, ese valor también integra la base del INC (Oficio DIAN 664 de 2022, radicado 904106). La guía completa está en impuesto al consumo del 8 % en restaurantes.

¿Quién no cobra el impuesto al consumo?

La persona natural con un solo local e ingresos del año anterior por debajo de 3.500 UVT (unidad de valor tributario) no es responsable del INC (E.T., art. 512-13). Las sociedades siempre lo son. Las condiciones exactas tienen su propia guía. Si estás en el régimen SIMPLE, el 8 % se suma a tu tarifa y se paga a través de ese régimen: lo vemos en la guía del régimen simple.

Un ejemplo de punta a punta: del pedido a la factura

Veamos el circuito completo con un caso inventado.

Supuestos (ilustrativos, no son precios ni márgenes de mercado): un local de comidas rápidas en Medellín, constituido como sociedad (por eso es responsable del INC), con 2 cajeros, 120 pedidos al día y un ticket promedio de $28.000 con el INC incluido. Expide POS electrónico a consumidor final y factura electrónica cuando un cliente la pide con sus datos.

  1. El pedido. Un cliente pide una hamburguesa ($25.000) y una limonada ($3.000). Total: $28.000, el mismo precio que dice la carta.
  2. El documento. El cajero pregunta: «¿la quieres a tu nombre?». El cliente dice que no. Sale un POS electrónico a consumidor final.
  3. El impuesto dentro del precio. De los $28.000, la base es $28.000 ÷ 1,08 = $25.926 y el INC es $2.074. El documento lo muestra así, discriminado.
  4. El caso de la empresa. Más tarde, una cliente pide 6 almuerzos para su oficina por $168.000 y quiere la factura a nombre de la empresa. Se le piden razón social, NIT y correo. Sale una FEV con esos datos.
  5. El día completo. Con 120 pedidos de $28.000, las ventas del día son $3.360.000. El INC contenido en esas ventas es $3.360.000 × 8 ÷ 108 = $248.889, aproximadamente.
  6. La declaración. El INC se declara por bimestres (E.T., art. 512-1, par. 1). El contador suma el impuesto de todos los documentos del bimestre y lo declara.

Si un cliente devuelve un plato o hubo un cobro doble, el documento no se borra: se corrige con una nota. Lo vemos en la guía de la nota crédito.

¿Qué pasa con los domicilios y las apps de pedidos?

En el domicilio propio, el restaurante es quien vende y factura. Si la venta se entrega fuera del local, la Resolución 165 pide registrar la dirección de entrega en algunos casos (art. 11, num. 3); revisa con tu proveedor de facturación cómo lo aplica a tus domicilios.

Con las plataformas de domicilios, la regla general es que el restaurante vende la comida y la plataforma le factura su comisión al restaurante. El artículo 616-1 del E.T. obliga a las plataformas de comercio electrónico a poner a disposición un servicio para que sus usuarios expidan la factura electrónica al consumidor final. Quién expide cada documento en cada modelo de app (intermediación, mandato, venta directa) depende del contrato: a la fecha de esta revisión no encontramos doctrina de la DIAN de 2024 a 2026 específica para restaurantes en plataformas. Confírmalo con la plataforma y con tu contador.

¿Qué hacer si se cae el sistema de facturación?

La Resolución 165 de 2023 (art. 37) prevé la contingencia del facturador:

  1. Mientras dure la falla, expide factura de talonario o de papel, a mano o con un sistema informático.
  2. Cuando se supere el problema, transcríbela como factura de contingencia (tipo 03).
  3. Transmítela a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a superar el inconveniente.

Si la falla es de la DIAN y no del facturador, el artículo 616-1 del E.T. permite entregar la factura sin validación previa y transmitirla dentro de las 48 horas siguientes a la solución.

¿Qué pasa si no facturas?

El Estatuto Tributario tiene dos sanciones principales:

Conducta Sanción Norma
Facturar sin la denominación, los datos del impresor o la calidad de retenedor (lit. a, h e i del art. 617) 1 % del valor de lo facturado, máximo 950 UVT (unos $49.755.300 con la UVT de 2026, como cálculo) Art. 652
No expedir factura o documento equivalente, o expedirlo sin datos básicos (lit. b a g del art. 617) Cierre por 3 días con sellos «CERRADO POR LA DIAN» Art. 657, num. 1
Acogerse y pagar en lugar del cierre 5 % de los ingresos operacionales del mes anterior Art. 657, par. 6

Antes del cierre hay un pliego de cargos con 10 días para responder. El detalle, con los errores que suelen llevar a esto, está en sanciones por no facturar.

Cómo se hace en OrdenaFácil

La facturación electrónica se hace a través de Tecnotics Contable. La empresa conecta su cuenta de Tecnotics Contable una sola vez y, con la facturación activa, aparece el botón «Facturar» en cada venta del historial. La venta llega al facturador con sus platos y opciones, y al emitirse queda marcada como facturada. En la sección Facturas ves el listado, el estado ante la DIAN (aprobada, rechazada, enviada o en proceso) y el PDF. La venta llega al facturador sin impuesto calculado: antes de emitir, revisa con tu contador cómo se registra el impuesto al consumo en tu cuenta de Tecnotics Contable.

Guías de este tema

Factura cada venta desde el historial de tu local con el botón «Facturar», a través de Tecnotics Contable, y lleva tus pedidos en orden con su turno.

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Fuentes

Verificado el 26/10/2026.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que imprimir la factura electrónica para el cliente?

No es obligatorio imprimirla si el cliente la recibe por correo. Si no quiere dar correo, puedes entregarle la representación gráfica impresa: la Resolución DIAN 202 de 2025 dice que el correo no es necesario cuando la expedición se hace con impresión. Lo que importa es que el documento esté validado y que el cliente lo reciba por algún medio.

¿Puedo facturar al final del día todas las ventas juntas?

No es la regla. La factura o el documento equivalente se expide por cada venta y se entrega al cliente, incluso antes de pagar si quiere revisar lo cobrado (Ley 1935 de 2018, art. 4). Juntar las ventas del día en un solo documento deja a cada comprador sin su soporte y te expone a la sanción por no facturar.

¿El impuesto al consumo se le suma al precio de la carta al cobrar?

No. El impuesto al consumo del 8 % tiene que estar incluido en el precio que publicas en la carta o en la lista. En la factura se discrimina, es decir, se muestra cuánto del total es impuesto, pero el cliente paga el precio anunciado y nada más (E.T., art. 512-9; Ley 1480 de 2011, art. 26).

¿Qué es el CUFE de una factura electrónica?

Es el código único de factura electrónica: el identificador que tiene cada factura validada ante la DIAN. Lo genera el sistema de facturación y aparece en el documento que recibe el cliente. Es el dato que se usa para ubicar una factura y el que deben referenciar las notas crédito o débito que la modifican, según el artículo 36 de la Resolución DIAN 165 de 2023.

¿Un restaurante en el régimen simple tiene que facturar electrónicamente?

Sí. El artículo 915 del Estatuto Tributario obliga a los contribuyentes del régimen SIMPLE a expedir facturas electrónicas, sin importar el nivel de ingresos, y a pedir factura o documento equivalente a sus proveedores. Estar en el SIMPLE cambia cómo pagas los impuestos, no la obligación de facturar cada venta.

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