Facturación e impuestos · Para contabilidad
Anular o corregir una factura del restaurante: la nota crédito
Por qué una factura electrónica no se borra, cuándo se corrige con nota crédito o débito, qué pasa con el POS electrónico y los pasos generales para hacerlo bien en un restaurante.
Por Equipo de Tecnotics · · 6 min de lectura
En 30 segundos
- La nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica (Res. DIAN 165 de 2023, art. 36).
- La nota débito sirve para aumentar el valor de una factura ya expedida (art. 36).
- El POS electrónico se anula o corrige con nota de ajuste (art. 22).
- El número de una factura anulada no se puede reutilizar (art. 36).
- Las notas no se usan para ajustarse entre ellas (arts. 22 y 36).
¿Por qué una factura electrónica no se puede borrar?
Porque la factura electrónica existe desde que la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) la valida y se entrega al comprador (E.T., art. 616-1). En ese momento queda registrada con su código único (CUFE) y hace parte de la información con la que la DIAN controla tus ventas e impuestos. Borrarla dejaría un hueco en la numeración y una diferencia con lo que la DIAN ya conoce. El marco general está en facturación electrónica para restaurantes.
La Resolución DIAN 165 de 2023 regula la corrección en su artículo 36:
- La nota crédito «será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta».
- Debe referenciar la factura que modifica, con su prefijo, número y CUFE.
- El número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente.
- Una vez validada, se entrega al comprador por los mismos medios que la factura.
¿En qué casos se usa la nota crédito en un restaurante?
| Situación | Qué se hace | Documento |
|---|---|---|
| El cliente devolvió un plato y no se le cobra | Se resta el valor del plato | Nota crédito parcial |
| Cobro doble de la misma venta | Se anula uno de los dos documentos | Nota crédito total |
| Datos del cliente errados (NIT, nombre) | Se anula y se expide uno nuevo con los datos correctos | Nota crédito total y factura nueva |
| El cliente pide factura a su nombre después de recibir una a consumidor final | Se anula la primera y se expide la nueva | Nota crédito o nota de ajuste, y documento nuevo |
| Se cobró menos de lo debido | Se suma la diferencia | Nota débito |
| Impuesto mal discriminado (por ejemplo, IVA en lugar de impuesto al consumo) | Se corrige el documento | Nota según lo indique el contador |
| Propina incluida sin que el cliente la aceptara | Se resta la propina | Nota crédito parcial |
El caso del cliente que pide la factura a su nombre después de pagar tiene su propia guía: el cliente pide factura a su nombre.
¿Y si el documento era un POS electrónico?
El POS electrónico no se corrige con nota crédito, sino con nota de ajuste del documento equivalente electrónico. El parágrafo del artículo 22 de la Resolución 165 dice que «la nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento equivalente electrónico». Debe denominarse expresamente así, llevar su numeración interna, el código del documento que corrige y su fecha. Las notas de ajuste tampoco se pueden usar para ajustarse entre ellas.
¿Cómo se hace una nota crédito, paso a paso?
Cada software tiene su pantalla, pero el proceso general es el mismo:
- Identifica el documento que hay que corregir: número, fecha, valor y cliente.
- Define si es total o parcial. Total si la venta no debió existir o los datos del cliente están mal; parcial si sobra un producto o un valor.
- Genera la nota desde el sistema de facturación, referenciando la factura original. El sistema incluye el CUFE de la factura y genera el código de la nota.
- Indica el motivo de la corrección de forma clara.
- Verifica la validación de la nota ante la DIAN.
- Entrégala al cliente por el mismo medio que la factura.
- Si hace falta, expide el documento nuevo con los datos o valores correctos.
- Ajusta la caja: si hubo devolución de dinero, que salga por el mismo medio y con soporte.
¿Qué cuidar al corregir una factura?
- No emitas el documento nuevo antes de anular el viejo. Quedarían dos por la misma venta, y el artículo 657 del Estatuto Tributario llama a eso doble facturación (par. 5), con cierre por 3 días o multa del 10 % de los ingresos del mes anterior. Ver sanciones por no facturar.
- El impuesto también se corrige. La nota crédito resta el valor del producto y su impuesto al consumo; tu contador la tiene en cuenta al declarar el bimestre.
- Corrige en el mismo periodo cuando puedas. Una nota de un bimestre ya declarado puede obligar a revisar la declaración: consúltalo con el contador.
- En contingencia, el plazo de transmisión es de 48 horas. Si la nota se genera durante una falla tecnológica, se transmite a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a superarla (Res. 165, art. 37).
- Guarda el motivo. Una nota sin explicación es difícil de justificar en una revisión.
Un ejemplo con supuestos explícitos
Supuestos (ilustrativos): una cafetería de Manizales, responsable del impuesto al consumo, expide una factura electrónica por $45.000 a nombre de una empresa: tres desayunos de $15.000 con el impuesto incluido. Uno de los desayunos no se entregó.
- Valor a restar: un desayuno de $15.000.
- Desglose: base $13.889 e impuesto al consumo $1.111 (cálculo: $15.000 ÷ 1,08).
- Nota crédito parcial por $15.000, referenciando la factura original, con el motivo «producto no entregado».
- Resultado: la factura queda en $30.000 netos y la empresa recibe la nota en el mismo correo.
- Caja: si la empresa ya había pagado los $45.000, se le devuelven $15.000 por el mismo medio de pago, con soporte.
Cómo se hace en OrdenaFácil
La facturación electrónica se hace a través de Tecnotics Contable: la empresa conecta su cuenta una sola vez y aparece el botón «Facturar» en cada venta del historial. La venta llega al facturador con sus platos y opciones y queda marcada como facturada. En la sección Facturas ves cada documento con su estado ante la DIAN (aprobada, rechazada, enviada o en proceso) y su PDF, lo que te ayuda a ubicar rápido la factura que hay que corregir.
Ubica en la sección Facturas de tu local cada documento emitido, con su estado ante la DIAN y su PDF.
Fuentes
- Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 616-1, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Se puede reutilizar el número de una factura anulada?
No. La Resolución DIAN 165 de 2023, en su artículo 36, dice que la nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta y que el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente. La nueva factura, si hace falta, lleva el siguiente número de la numeración autorizada.
¿Hay un plazo para hacer la nota crédito?
La Resolución DIAN 165 de 2023 no fija un plazo general para expedir la nota crédito. Lo prudente es hacerla apenas se detecta el error, en el mismo periodo del impuesto si es posible, porque afecta lo que se declara. Si la nota se genera durante una falla tecnológica, se transmite dentro de las 48 horas siguientes a superarla.
¿Una nota crédito se puede corregir con otra nota?
No. El artículo 36 de la Resolución DIAN 165 de 2023 dice que las notas débito y crédito electrónicas no se pueden usar para hacer ajustes entre ellas, y el artículo 22 dice lo mismo de las notas de ajuste del documento equivalente. Si una nota quedó mal, revisa con tu proveedor de facturación y con tu contador cómo resolverlo.
¿Tengo que enviarle la nota crédito al cliente?
Sí. Según la Resolución DIAN 165 de 2023, una vez validada, la nota se entrega al comprador por el mismo procedimiento y los mismos medios que se usaron para la factura. Si la factura llegó a su correo, la nota también debe llegar allí, para que su contabilidad quede igual que la tuya.