El cliente pide factura a su nombre: qué datos pedir y cómo hacerla

En 30 segundos

• Tres datos y nada más: nombre o razón social, tipo y número de identificación y correo (Res. DIAN 202 de 2025, que modificó el art. 69 de la Res. 165 de 2023).
• Si el cliente no pide el documento a su nombre, no hay que pedirle datos (Res. 202, par. 1).
• Quien tiene derecho a costos o deducciones puede pedir factura (E.T., art. 616-1, par. 2).
• Un POS electrónico con nombre e identificación también sirve para costos (Res. 165, art. 16, par.).
• Dos documentos por la misma venta pueden ser doble facturación (E.T., art. 657, par. 5).

¿Por qué el cliente pide factura a su nombre?

Casi siempre, porque la necesita para su contabilidad. Una empresa que paga el almuerzo de sus empleados, un vendedor que viaja o un independiente que lleva sus gastos necesitan un documento a su nombre para soportar costos y deducciones. A nombre de «consumidor final», ese documento no le sirve. El marco general está en facturación electrónica para restaurantes.

El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (E.T.) dice que los compradores pueden solicitar factura cuando, por su actividad económica, tienen derecho a impuestos descontables, costos y deducciones. Y la Resolución DIAN 165 de 2023 (art. 15, par.) permite que quien expide POS electrónico expida factura electrónica en todos los casos.

Si el restaurante le ofrece un POS electrónico con sus datos, también le sirve para costos (Res. 165, art. 16, par.). Las diferencias entre los dos documentos están en factura electrónica o POS electrónico.

¿Qué datos se le pueden pedir al cliente?

La Resolución DIAN 202 del 31 de marzo de 2025 fijó una lista cerrada: el restaurante debe solicitar «únicamente» estos datos.

Si el cliente prefiere la representación impresa, el correo no hace falta. Y la misma resolución prevé que, cuando la DIAN habilite un servicio de consulta, solo se pedirá el número de identificación; a la fecha de esta revisión (26/10/2026), la DIAN no había anunciado que estuviera disponible.

¿Cómo se hace la factura a nombre del cliente, paso a paso?

Para el cajero:

1. Pregunta antes de expedir: «¿quieres el documento a tu nombre?». Es el momento más barato para hacerlo bien.
2. Pide los datos de la tabla. Si es una empresa, pide el NIT tal como aparece en su RUT o en una factura anterior.
3. Léelos en voz alta o muéstrale la pantalla al cliente antes de emitir.
4. Emite el documento: factura electrónica o POS electrónico identificado, según el criterio del local.
5. Entrega: se envía al correo y, si el cliente quiere, se imprime la representación gráfica.
6. Confirma que el documento quedó aprobado por la DIAN en tu sistema.

Para el comensal:

1. Pídela antes de pagar, no cuando ya te vas.
2. Lleva tus datos a mano: si es para tu empresa, el NIT y el correo de facturación.
3. Revisa el documento que te entregan: nombre, número y valor.

¿Qué pasa si el cliente pide la factura después de pagar?

Es frecuente: el cliente recibe un POS electrónico a consumidor final y, al salir, pide la factura a nombre de su empresa. El riesgo está en terminar con dos documentos por la misma venta. El artículo 657 del E.T. llama doble facturación a «la expedición de dos facturas por un mismo hecho económico» y la sanciona con el cierre del establecimiento por 3 días.

El procedimiento habitual:

1. Busca la venta y el documento que ya salió.
2. Corrígelo: el POS electrónico se anula o corrige con una nota de ajuste (Res. 165, art. 22) y la factura electrónica, con una nota crédito (art. 36).
3. Expide el documento nuevo a nombre del cliente, con los mismos productos y valores.
4. Deja anotada la relación entre la nota y el documento nuevo.

Cada sistema de facturación maneja esto a su manera, así que confirma el flujo con tu proveedor y tu contador. Más sobre el documento a consumidor final en consumidor final y NIT 222222222222.

¿Qué errores de digitación provocan problemas?

Un dato mal escrito no siempre impide que la DIAN valide el documento, pero deja al cliente con una factura que no le sirve y te obliga a corregir con una nota. Los errores más comunes:

• NIT con el dígito de verificación pegado al número, o sin él, según cómo lo pida tu sistema.
• Tipo de documento equivocado: registrar una cédula como NIT o al revés.
• Razón social incompleta o con el nombre comercial en lugar del nombre legal de la empresa.
• Correo con una letra cambiada: la factura «sale», pero nunca llega.
• Datos de una venta anterior que el sistema sugirió y nadie revisó.
• Facturar a consumidor final por rapidez cuando el cliente sí había pedido sus datos.

¿Y si el pedido fue a domicilio?

La regla de los datos es la misma: si el cliente quiere el documento a su nombre, se le piden nombre o razón social, tipo y número de identificación y correo. Lo práctico es preguntarlo al tomar el pedido, no cuando el domiciliario ya va en camino. Si el pedido entra por una plataforma de domicilios, quién expide cada documento depende del modelo de la plataforma: confírmalo con ella y con tu contador.

Cómo se hace en OrdenaFácil

Desde el historial de ventas, el botón «Facturar» lleva la venta al facturador de Tecnotics Contable. Allí pones el nombre y el documento del cliente antes de emitir. Al emitirse, la venta queda marcada como facturada en el historial, así sabes cuáles ya tienen su documento.

Fuentes

• Resolución DIAN 202 de 2025, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
• Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 616-1, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Ley 1581 de 2012, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)

Verificado el 26/10/2026.