Facturación e impuestos · Para dueños de restaurante
Factura electrónica o POS electrónico: cuál expedir en tu restaurante
Tabla con las diferencias entre factura electrónica y POS electrónico, un criterio práctico para la caja del restaurante y qué hacer cuando el cliente pide factura después de pagar.
Por Equipo de Tecnotics · · 6 min de lectura
En 30 segundos
- Los dos son documentos electrónicos del sistema de facturación (E.T., art. 616-1; Res. DIAN 165 de 2023).
- Ninguno tiene tope de valor: el POS electrónico se expide sin importar el valor (Res. 165, art. 16, par.).
- Con los datos del comprador, los dos le dan derecho a costos y deducciones (Res. 165, art. 16, par.).
- Quien expide POS electrónico puede expedir factura electrónica en todos los casos (Res. 165, art. 15, par.).
- Al cliente solo se le piden nombre, identificación y, si quiere, correo (Res. DIAN 202 de 2025).
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y POS electrónico?
Los dos sirven para lo mismo en lo básico: dejar constancia de la venta ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Las diferencias están en el uso que le puede dar el comprador y en el tipo de operación para el que fue pensado cada uno. El marco general está en facturación electrónica para restaurantes.
| Aspecto | Factura electrónica de venta (FEV) | POS electrónico (documento equivalente) |
|---|---|---|
| Qué es | El documento general de venta | Un documento equivalente para ventas al detal |
| Norma | E.T., arts. 615 a 617; Res. 165 de 2023 | Res. 165 de 2023, arts. 16 a 23 |
| Tope de valor | No tiene | No tiene (art. 16, par.) |
| Datos del comprador | Opcionales; sin datos, a «consumidor final» | Opcionales; sin datos, a «consumidor final» |
| Derecho a costos y deducciones | Sí, con los datos del comprador | Sí, si identifica al comprador con nombre e identificación |
| A nombre de consumidor final | No le sirve al comprador para costos | No le sirve al comprador para costos (art. 19, par. 1) |
| Título valor | Puede serlo y circular en el registro de la DIAN (RADIAN) | No |
| Validación | Debe validarse antes de su expedición (E.T., art. 616-1) | Se genera y transmite a la DIAN según la Res. 165 |
| Cómo se corrige | Nota crédito o nota débito (art. 36) | Nota de ajuste (art. 22) |
El detalle del documento equivalente está en qué es el POS electrónico y quién lo expide.
¿Cuál conviene expedir en tu restaurante?
No hay una respuesta única, pero sí un criterio práctico que sirve a la mayoría de los locales de comida:
- Venta común a una persona que no pide datos: POS electrónico o factura electrónica a consumidor final. Cualquiera de los dos soporta tu venta.
- Venta a una persona que quiere el documento a su nombre: se le piden nombre, tipo y número de identificación y correo. Puede ser POS electrónico identificado o factura electrónica.
- Venta a una empresa: lo usual es la factura electrónica, porque es lo que suelen pedir sus contadores. La norma te permite expedirla siempre.
- Venta a crédito o con plazo de pago (por ejemplo, los almuerzos de una empresa que paga a fin de mes): factura electrónica, porque puede circular como título valor.
¿Puede el cliente exigir factura electrónica si le ofreces POS electrónico?
El parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario dice que los compradores pueden pedir factura cuando, por su actividad económica, tienen derecho a costos, deducciones o impuestos descontables. En su texto sobre el tiquete POS tradicional agrega que, si el comprador exige la factura, «se deberá expedir la misma».
¿Aplica igual frente al POS electrónico con los datos del cliente, que ya le da derecho a costos? A la fecha de esta revisión (26/10/2026) no encontramos doctrina de la DIAN que lo diga de forma expresa. El Concepto 020900 de 2024 tampoco lo aborda. Lo prudente es no discutir con el cliente: si pide factura electrónica, expídela. La Resolución 165 te lo permite en todos los casos.
¿Qué pasa si el cliente pide la factura después de pagar?
Es el caso más común en la caja: el cliente paga, recibe su POS electrónico a consumidor final y, ya en la puerta, dice «me la haces a nombre de mi empresa».
El cuidado está en no dejar dos documentos por la misma venta. El artículo 657 del Estatuto Tributario considera doble facturación «la expedición de dos facturas por un mismo hecho económico», y la sanciona con el cierre del establecimiento por 3 días o una multa del 10 % de los ingresos del mes anterior.
El procedimiento habitual es este:
- Corrige el primer documento. Si fue un POS electrónico, con una nota de ajuste (Res. 165, art. 22). Si fue una factura electrónica, con una nota crédito (art. 36).
- Pide solo los datos permitidos: razón social o nombre, tipo y número de identificación y correo.
- Expide el documento nuevo a nombre del cliente, con los mismos productos y valores.
- Guarda la relación entre los dos documentos en el registro de la venta.
Confirma este flujo con tu proveedor de facturación y con tu contador, porque cada sistema maneja la nota de forma distinta. Los datos y errores frecuentes al pedirle la información al cliente están en el cliente pide factura a su nombre.
¿Qué no cambia entre los dos documentos?
Hay reglas que aplican igual con factura electrónica o con POS electrónico:
- El impuesto al consumo del 8 % va incluido en el precio de la carta y se discrimina en el documento (E.T., art. 512-9).
- La propina, si el cliente la acepta, puede ir en el documento, pero no entra en la base del impuesto (E.T., art. 512-9; Ley 1935 de 2018, art. 3).
- El documento se entrega antes de pagar si el cliente quiere revisar lo cobrado (Ley 1935 de 2018, art. 4).
- Ninguno se borra: los dos se corrigen con notas.
- No facturar con ninguno de los dos tiene la misma sanción: cierre por 3 días (E.T., art. 657, num. 1).
Cómo se hace en OrdenaFácil
La facturación electrónica se hace a través de Tecnotics Contable. La empresa conecta su cuenta una sola vez y, con la facturación activa, aparece el botón «Facturar» en cada venta del historial. La venta llega al facturador con sus platos y opciones y, al emitirse, queda marcada como facturada. En la sección Facturas ves el estado ante la DIAN (aprobada, rechazada, enviada o en proceso) y descargas el PDF.
Factura desde el historial de tu local la venta que el cliente pidió a su nombre, con el botón «Facturar», a través de Tecnotics Contable.
Fuentes
- Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Resolución DIAN 202 de 2025, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Concepto DIAN 020900 de 2024, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, arts. 616-1 y 617, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 512-9, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Ley 1935 de 2018, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿El POS electrónico reemplaza la factura electrónica?
No la reemplaza: son alternativas. El restaurante puede soportar sus ventas con cualquiera de los dos documentos electrónicos. Si usa POS electrónico, la Resolución DIAN 165 de 2023 le permite expedir factura electrónica en todos los casos, por ejemplo cuando una empresa la pide para su contabilidad.
¿El POS electrónico es deducible de renta?
Sí, si identifica al comprador con nombre o razón social y número de identificación. Así lo dice el parágrafo del artículo 16 de la Resolución DIAN 165 de 2023: con esos datos da derecho a costos, deducciones e impuestos descontables. A nombre de consumidor final no le sirve al comprador para eso.
¿Puedo usar solo factura electrónica y no POS electrónico?
Sí. La factura electrónica de venta es el documento general y sirve para cualquier venta, también a consumidor final. Muchos negocios prefieren un solo tipo de documento para no tener dos numeraciones ni dos procesos. Revisa con tu proveedor de facturación los costos y tiempos de cada opción.
¿Cuál de los dos documentos es más rápido en la caja?
Depende del software más que del documento. Los dos se generan electrónicamente y se transmiten a la DIAN. Lo que más demora la fila suele ser pedir datos que no hacen falta: si el cliente no pide el documento a su nombre, no hay que pedirle nada y sale a nombre de consumidor final.