Facturación e impuestos · Para dueños de restaurante
POS electrónico: qué es el documento equivalente y quién lo expide
El POS electrónico es el documento equivalente que reemplazó al tiquete de registradora: se valida ante la DIAN, no tiene tope de valor y, con los datos del cliente, le sirve para costos.
Por Equipo de Tecnotics · · 5 min de lectura
En 30 segundos
- Lo regula la Resolución DIAN 165 de 2023 (arts. 16 a 23) como documento equivalente electrónico.
- El calendario para adoptarlo terminó el 1 de julio de 2024 (art. 23, mod. Res. 8 de 2024).
- No tiene tope de valor: se expide «independientemente del valor de la operación» (art. 16, par.).
- Con nombre e identificación del comprador le da derecho a costos, deducciones e impuestos descontables (art. 16, par.).
- Se anula o corrige con nota de ajuste, nunca se borra (art. 22).
¿Qué es el documento equivalente POS electrónico?
Es uno de los dos documentos con los que un restaurante puede soportar sus ventas en 2026. El otro es la factura electrónica de venta. El panorama completo está en facturación electrónica para restaurantes.
«Documento equivalente» quiere decir que reemplaza a la factura para ciertas operaciones. «Tiquete POS» viene del viejo tiquete de máquina registradora con sistema POS (point of sale, punto de venta). Y «electrónico» es la diferencia clave: ya no es un papel impreso por la caja, sino un documento que se genera con software, se transmite a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) y tiene un código único de validación.
¿«POS» es la máquina o el documento?
En el lenguaje del mostrador, «el POS» es el equipo donde se cobra: un computador, una tableta, una caja. Ante la DIAN, «POS electrónico» es el documento. Tener un equipo de caja no significa que expidas el documento equivalente electrónico. Lo que cuenta es que cada venta produzca un comprobante con numeración autorizada y transmitido a la DIAN.
¿Quién expide el POS electrónico y desde cuándo es obligatorio?
Lo puede expedir quien está obligado a facturar y elige soportar sus ventas con documento equivalente. La Resolución 165 dice que quien use documentos equivalentes debe hacerlo con su versión electrónica o pasarse a la factura electrónica (art. 16). El tiquete de papel quedó sustituido según este calendario:
| Grupo | Fecha |
|---|---|
| Grandes contribuyentes | 1 de mayo de 2024 |
| Declarantes de renta que no son grandes contribuyentes | 1 de junio de 2024 |
| No declarantes y demás sujetos | 1 de julio de 2024 |
Fuente: Res. DIAN 165 de 2023, art. 23, modificado por la Res. 8 de 2024.
Si abriste el negocio después de esas fechas, entras directamente con documentos electrónicos.
¿Qué datos lleva el POS electrónico?
Del vendedor, la numeración autorizada, la fecha, el detalle de lo vendido, el valor total, los impuestos discriminados y el código de validación se encarga el software. Para el comprador hay dos situaciones:
- El cliente no pide el documento a su nombre. Sale a nombre de «consumidor final», con el número genérico 222222222222 (art. 11, num. 3.3).
- El cliente lo pide a su nombre. Solo se le pueden pedir nombre o razón social, tipo y número de identificación y correo, que no hace falta si prefiere la representación impresa (Res. DIAN 202 de 2025).
En un restaurante, el impuesto que se discrimina es el impuesto nacional al consumo (INC) del 8 %, que ya va incluido en el precio de la carta (E.T., art. 512-9).
¿El POS electrónico tiene tope de valor?
No. El parágrafo del artículo 16 de la Resolución 165 dice que quien lo expide «lo podrá realizar independientemente del valor de la operación». La DIAN lo reiteró en el Concepto 020900 del 18 de noviembre de 2024: el tope de 5 UVT (unidad de valor tributario) era del tiquete POS tradicional del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, no del documento electrónico.
5 UVT de 2026 equivalen a unos $261.870 (cálculo con la UVT de $52.374). Esa cifra ya no limita nada en tu caja. El origen del error está explicado en el tope de 5 UVT del tiquete POS.
¿El POS electrónico le sirve al cliente para costos y deducciones?
Sí, con una condición. El parágrafo del artículo 16 exige identificar al comprador con nombre o razón social y número de identificación. Si se cumple, el documento le da derecho a costos, deducciones e impuestos descontables.
Si sale a nombre de consumidor final, el parágrafo 1 del artículo 19 dice que no sirve como soporte de costos, gastos ni impuestos descontables. Por eso la pregunta «¿lo quieres a tu nombre?» antes de expedirlo le ahorra al cliente un problema.
Esto cambia lo que dicen textos antiguos: el tiquete de registradora en papel nunca daba ese derecho; el POS electrónico identificado, sí.
¿Cuándo conviene expedir factura electrónica en lugar del POS?
La Resolución 165 permite a quien expide documento equivalente emitir factura electrónica en todos los casos (art. 15, par.). En la práctica, conviene la factura electrónica cuando:
- El cliente la pide expresamente, sobre todo una empresa que la necesita para su contabilidad.
- La venta es a crédito o con plazo de pago, porque la factura electrónica puede circular como título valor.
- Prefieres trabajar con un solo tipo de documento para todo.
El cuadro completo con las diferencias está en factura electrónica o POS electrónico.
Cómo se hace en OrdenaFácil
OrdenaFácil factura a través de Tecnotics Contable. Con la facturación activa, cada venta del historial tiene el botón «Facturar»: la venta llega al facturador de Tecnotics Contable con sus platos y opciones, y allí revisas cada línea antes de emitir el documento. Al emitirse, la venta queda marcada como facturada. Qué tipos de documento puedes emitir depende de la configuración de tu cuenta de Tecnotics Contable.
Lleva cada venta del local al facturador con un clic desde el historial, con el botón «Facturar», a través de Tecnotics Contable.
Fuentes
- Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Resolución DIAN 202 de 2025, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Concepto DIAN 020900 de 2024, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 616-1, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 512-9, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Resolución DIAN 000238 de 2025 (UVT 2026), Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿El POS electrónico es lo mismo que la factura electrónica?
No. Los dos son documentos electrónicos del sistema de facturación y los dos soportan la venta, pero son distintos. La factura electrónica de venta es el documento general y puede ser título valor; el POS electrónico es un documento equivalente pensado para ventas al detal. Quien expide POS electrónico puede expedir factura electrónica en todos los casos (Res. DIAN 165 de 2023, art. 15).
¿Se puede corregir un POS electrónico?
Sí, pero no se borra. La Resolución DIAN 165 de 2023 dice que la nota de ajuste del documento equivalente electrónico es el mecanismo para anularlo o corregirlo. La nota debe referenciar el documento que modifica y se transmite a la DIAN. Las notas de ajuste no se pueden usar para ajustarse entre sí.
¿El POS electrónico se le puede expedir a una empresa?
Sí. El parágrafo del artículo 16 de la Resolución 165 de 2023 dice que, si se identifica al comprador con nombre o razón social y número de identificación, el documento le da derecho a costos, deducciones e impuestos descontables. Si la empresa prefiere factura electrónica de venta, el restaurante puede expedirla.
¿Qué pasa si el POS electrónico sale a nombre de consumidor final?
Es válido para el restaurante como soporte de la venta. Al comprador, en cambio, no le sirve como soporte de costos, gastos ni impuestos descontables, según la Resolución DIAN 165 de 2023. Si el cliente lo necesita para su contabilidad, hay que pedirle sus datos antes de expedirlo.