Caja de restaurante: cobros, pagos, propinas y control diario

En 30 segundos

• Cada venta se soporta con factura electrónica o POS electrónico, que son los únicos documentos que se le entregan al cliente, incluso antes de pagar (Ley 1935 de 2018, art. 4).
• La propina es voluntaria: el local puede sugerirla, pero nunca por encima del 10 % del valor del servicio, y debe preguntar antes de facturar (Ley 1935, arts. 2 a 4).
• La propina es de la cadena de servicios y se reparte en un plazo no mayor de un mes; el dueño no puede intervenir ni usarla para gastos (Ley 1935, art. 5).
• Quien prepara o sirve alimentos no debe manipular dinero al mismo tiempo (Res. 2674 de 2013, art. 35, num. 5).
• Usar sistemas que borran ventas lleva al cierre del local por 3 días (E.T., art. 657, num. 2).

¿Cómo funciona la caja de un restaurante, del pedido al cierre?

La caja no es solo el cajón del efectivo. Es el punto donde se juntan el pedido, el cobro, el documento tributario y la plata. Si uno de esos cuatro falla, aparece el descuadre. Este es el recorrido de un día:

1. Apertura. El responsable del turno cuenta la base de efectivo y la firma.
2. Toma del pedido. En el mostrador, en la mesa o desde la carta en el celular del cliente. Lo que se pide es lo que se cobra.
3. Cobro. Se recibe el pago por el medio que el cliente elige y se anota cuál fue.
4. Documento. Sale la factura electrónica o el POS electrónico de esa venta.
5. Propina. Si el local la sugiere, se pregunta antes de facturar y se registra aparte.
6. Entrega. El pedido sale a quien corresponde, con su número o nombre.
7. Cierre. Se cuenta el efectivo, se suman los comprobantes de los demás medios y se compara con lo vendido.

El orden entre el cobro y el documento cambia según el negocio. En un mostrador de comidas rápidas se cobra primero; en un restaurante a la mesa se cobra al final. Lo que no cambia es que cada venta tenga su documento.

¿Quién debe manejar la caja y cómo se organizan los turnos?

La regla de oro es simple: un responsable por caja y por turno. Cuando dos personas meten la mano en el mismo cajón, nadie puede explicar un faltante.

Un cajero por turno

• Si hay dos turnos (almuerzo y cena), cada cajero abre y cierra el suyo.
• En el cambio de turno se cuenta la caja delante de los dos y se firma la entrega.
• Si una caja atiende varios cajeros, cada uno debería tener su usuario en el sistema, para saber quién registró cada venta.

Separar la caja de la cocina

La Resolución 2674 de 2013, que fija las condiciones sanitarias para quien prepara alimentos, dice que el personal vinculado a la preparación o al servido no debe manipular dinero simultáneamente (art. 35, num. 5). El dinero pasa por muchas manos y no debe tocar la comida. En un local pequeño donde la misma persona cocina y cobra, organiza los momentos: o cobra, o prepara, con lavado de manos en el cambio. Más detalle en la Resolución 2674 explicada para restaurantes.

¿Cómo se cobra y qué medios de pago hay que cuadrar?

Cada medio de pago deja un rastro distinto, y el cuadre funciona solo si sabes cuánto entró por cada uno.

La comparación de costos y riesgos de cada medio está en medios de pago para restaurantes.

¿Qué documento se le entrega al cliente al cobrar?

Siempre la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico POS de esa venta. La Ley 1935 de 2018, art. 4, dice que son los únicos documentos que se le deben entregar al consumidor, inclusive antes de pagar, para que verifique lo cobrado. Y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), num. 2.4.3 del Título II, prohíbe entregar en su lugar prefacturas, cuentas de cobro, precuentas u órdenes de pedido.

El documento debe traer cada producto, su precio unitario y el total. Si el cliente pide la factura a su nombre, solo se le piden nombre o razón social, tipo y número de identificación y, si quiere, correo (Res. DIAN 202 de 2025). La guía completa está en facturación electrónica para restaurantes.

¿Cómo se maneja la propina en la caja?

La Ley 1935 de 2018 regula la propina en los establecimientos de comida y bebida. Desde la caja, lo que importa es esto:

1. Es voluntaria. El local puede sugerirla, pero el cliente decide si la paga, cuánto o nada (art. 2).
2. Tiene tope. La sugerida no puede superar el 10 % del valor del servicio (art. 3, par. 1). Ese 10 % es un máximo, no una tarifa fija.
3. Se pregunta antes de facturar. Quien atiende debe preguntar si el cliente quiere incluirla en la factura y por qué valor (art. 4).
4. Si no se preguntó, el cliente puede quitarla después. Según la SIC, puede no pagarla o cambiarla en cualquier momento, incluso después de expedida la factura, si no se le preguntó antes (Circular Única, num. 2.4.1).
5. Hay un aviso obligatorio. El texto «ADVERTENCIA PROPINA» va a la entrada del local y en las cartas y listas de precios (num. 2.4.2).

La explicación completa de la ley está en la Ley 1935 de 2018 sobre propinas.

¿Sobre qué valor se calcula?

La ley habla del «valor del servicio prestado» y el aviso de la SIC, del «valor de la cuenta». Ninguna norma dice de forma expresa si ese valor incluye el impuesto al consumo. Lo prudente es sugerirla sobre el subtotal sin impuesto y, en todo caso, decirle al cliente el valor exacto en pesos antes de facturar.

Separar la propina del dinero de la venta

La propina no es del restaurante. Es de las personas de la cadena de servicios, y el dueño o el administrador no pueden intervenir en el reparto, retenerla ni usarla para gastos del local (art. 5, par. 1). En la caja eso se traduce en:

• Registrar la propina aparte del valor de la venta, por cada medio de pago.
• Guardarla separada o, si entra por datáfono o transferencia, llevar la cuenta de lo que se debe entregar.
• Repartirla según el acuerdo del equipo o, si no hay acuerdo, de manera equitativa, en un plazo no mayor de un mes (art. 5).

La propina no hace parte de la base del impuesto al consumo (E.T., art. 512-9). Cómo se registra en la factura electrónica y si es ingreso del establecimiento lo vemos en la propina en la factura, y los modelos de reparto, en cómo repartir las propinas.

¿Cómo se hace el cierre y el cuadre de caja?

El cierre compara dos cosas: lo que debería haber según las ventas registradas y lo que hay en efectivo y en comprobantes. El paso a paso detallado, con formato, está en cierre de caja diario en un restaurante. En resumen:

1. Saca el reporte de ventas del turno, separado por medio de pago.
2. Cuenta el efectivo por denominación y resta la base.
3. Saca el cierre del datáfono y suma los vouchers.
4. Revisa las transferencias en la cuenta del negocio.
5. Separa el valor de las propinas de cada medio.
6. Anota los pagos que salieron de la caja, cada uno con su soporte.
7. Compara: ventas registradas frente a dinero contado más comprobantes.
8. Firma el cierre y anota cualquier diferencia con su explicación.

Un formato mínimo de cuadre

¿Cómo evitar faltantes y descuadres?

La mayoría de los descuadres tiene causas repetidas: vueltas mal dadas, ventas sin registrar, anulaciones sin control, pagos de caja menor sin soporte, transferencias que no llegaron y propinas mezcladas con la venta. Las causas y cómo atacarlas están en descuadre de caja. Los controles básicos:

• Base fija. Siempre el mismo valor, contado al abrir.
• Cierre a ciegas. El cajero cuenta sin ver cuánto dice el sistema; otra persona compara.
• Anulaciones con autorización. Solo el administrador anula una venta, y queda anotado el motivo. Recuerda que una factura electrónica no se borra: se corrige con nota crédito.
• Nada sale de la caja sin soporte. Si pagas a un proveedor con el efectivo del día, guarda la factura o el documento soporte.
• Caja menor aparte. Los gastos pequeños salen de un fondo distinto, con su propio registro.
• Retiros parciales. En días de mucha venta en efectivo, retira lo que sobra de la base y guárdalo con un recibo firmado.

¿Qué hacer cuando hay que devolver plata o corregir una venta?

Pasa todos los días: un plato que vuelve a la cocina, un cobro doble en el datáfono, un cliente que pagó de más. El error no es devolver, es devolver sin dejar rastro. Un procedimiento corto:

1. El administrador autoriza la devolución o la corrección, no el cajero solo.
2. Se corrige el documento. La factura electrónica se anula o corrige con una nota crédito, y el POS electrónico, con una nota de ajuste (Res. DIAN 165 de 2023, arts. 22 y 36).
3. Se devuelve por el mismo medio. Si pagó con tarjeta, la reversión se hace en el datáfono; si pagó en efectivo, sale de la caja con un recibo firmado por el cliente.
4. Se anota en el cierre, con el número de la nota y el motivo.

Si el cliente pide la factura a su nombre después de haber recibido un POS electrónico a consumidor final, la corrección también pasa por el documento original. El paso a paso está en la nota crédito.

Un ejemplo de un día de caja

Supuestos (ilustrativos, no son cifras de mercado): un restaurante de almuerzos en Cali con atención a la mesa, 1 cajero, 2 meseros y 1 auxiliar de cocina. Base de caja: $200.000. El local sugiere una propina del 10 % sobre el subtotal sin impuesto y pregunta siempre antes de facturar. Ventas del día con el impuesto al consumo incluido: $2.400.000.

Cómo entró la plata:

Salidas de caja con soporte: $50.000 de hielo y servilletas, con su documento.

Cuadre del efectivo:

1. Efectivo esperado: base $200.000 + ventas en efectivo $900.000 + propinas en efectivo $45.000 − salidas $50.000 = $1.095.000.
2. Efectivo contado al cierre: $1.090.000.
3. Diferencia: $5.000 de faltante, que se anota y se revisa (por ejemplo, unas vueltas mal dadas).

Lo que se separa:

• Base para mañana: $200.000.
• Propinas por entregar al equipo: $120.000 (las de datáfono y transferencia entran a la cuenta y se reconocen en el reparto).
• Efectivo de ventas para consignar: $1.090.000 − $200.000 − $45.000 = $845.000.

Con el faltante anotado y explicado, el cierre queda firmado. Si el mismo faltante se repite varios días, la causa está en el proceso, no en la suerte.

¿Qué cambia con varios cajeros o varios locales?

Con varios cajeros, cada uno cierra lo suyo y el administrador consolida. Con varios locales, cada local tiene su caja, su base y su cierre, y la empresa revisa los cierres de todos con el mismo formato. Lo que más ayuda es que todas las ventas, vengan del mostrador o del celular del cliente, entren a un mismo registro por local. Más ideas en cómo administrar varios locales.

Cómo se hace en OrdenaFácil

El modo caja («Tomar pedido») reúne la carta y el ticket en una sola pantalla. El cajero anota el nombre y el celular del cliente, si es para recoger o a domicilio y la hora de recogida, y el pedido entra a la misma fila que los pedidos hechos desde la carta, con su número de turno. OrdenaFácil no cobra dentro del sistema ni hace el cierre o el cuadre de caja: el cobro y el cuadre los haces con tu procedimiento habitual.

Guías de este tema

• La Ley 1935 de 2018 sobre propinas: voluntariedad, tope del 10 % sugerido, aviso obligatorio y destino de la propina.
• ¿La propina es obligatoria?: lo que puede hacer el comensal si se la cobran sin preguntar.
• Cómo repartir las propinas: modelos de reparto, plazos y cómo documentarlo.
• La propina en la factura: si va en la factura, si paga impuestos y sobre qué valor se sugiere.
• Cierre de caja diario: formato y pasos para cerrar cada turno.
• Medios de pago para restaurantes: efectivo, datáfono, QR y transferencias, y cómo cuadrarlos.
• Descuadre de caja: causas comunes y cómo evitarlas.

Fuentes

• Ley 1935 de 2018, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Circular Única SIC, Título II, versión del 9 de enero de 2026, Superintendencia de Industria y Comercio (consultada el 26/10/2026)
• Superindustria actualiza las instrucciones sobre propinas, SIC (consultada el 26/10/2026)
• Resolución 2674 de 2013, Normograma INVIMA (consultada el 26/10/2026)
• Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
• Resolución DIAN 202 de 2025, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 512-9, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)

Verificado el 26/10/2026.