Caja, pagos y propinas · Para la caja
Cierre de caja diario en un restaurante: formato y pasos
Plantilla de cierre de caja para restaurantes y el paso a paso para hacerlo entre dos personas: conteo a ciegas, ventas por medio de pago, propinas separadas, caja menor, diferencias y cruce con el historial de ventas y las facturas del día.
Por Equipo de Tecnotics · · 6 min de lectura
En 30 segundos
- Un cierre por cajero y por turno, firmado por quien entrega y quien recibe.
- Conteo a ciegas: el cajero cuenta antes de ver cuánto dice el sistema.
- Propinas aparte: son de la cadena de servicios y se reparten en máximo un mes (Ley 1935 de 2018, art. 5).
- Caja menor separada, con vales y soportes.
- El cierre se cruza con el historial de ventas y con las facturas o POS electrónicos del día. Borrar ventas del registro lleva al cierre del local por 3 días (E.T., art. 657).
Esta guía desarrolla el último paso de la caja de restaurante: cómo cerrar el día con una plantilla que se pueda revisar después.
¿Qué lleva un formato de cierre de caja?
Esta es una plantilla completa. Cópiala en papel o en una hoja de cálculo, con una copia por cajero y por turno.
Encabezado: fecha, local, turno, cajero, quien recibe, hora de apertura y hora de cierre.
| Sección | Concepto | Valor según registro | Valor contado | Diferencia |
|---|---|---|---|---|
| A. Base | Base inicial de efectivo | |||
| B. Ventas | Efectivo | |||
| Datáfono (tarjetas) | ||||
| Transferencias y QR | ||||
| Pagos anticipados o saldos de clientes | ||||
| Total ventas | ||||
| C. Propinas | Propinas en efectivo | |||
| Propinas por datáfono o transferencia | ||||
| D. Caja menor | Salidas con vale y soporte | |||
| E. Retiros | Retiros parciales a la caja fuerte, con recibo | |||
| F. Efectivo esperado | A + B efectivo + C efectivo − D − E | |||
| G. Resultado | Faltante o sobrante |
Control documental:
| Concepto | Cantidad |
|---|---|
| Ventas registradas en el turno | |
| Facturas y POS electrónicos expedidos | |
| Notas crédito o de ajuste | |
| Ventas anuladas, con motivo y autorización |
Firmas: cajero, quien recibe y, si hubo diferencia, el administrador.
¿Cómo se hace el cierre de caja paso a paso?
El cierre lo hacen dos personas. Una cuenta; la otra compara.
- Corta las ventas del turno. Desde ese momento, las ventas nuevas van al turno siguiente.
- El cajero cuenta a ciegas el efectivo por denominación, sin ver el reporte del sistema.
- Separa la base para el turno siguiente, siempre por el mismo valor.
- Saca el cierre del datáfono y súmale los vouchers.
- Revisa las transferencias y pagos con QR en la cuenta del negocio, no en capturas de pantalla.
- Separa las propinas de cada medio de pago.
- Suma los vales de caja menor con sus soportes.
- Quien recibe saca el reporte de ventas del turno, por medio de pago.
- Compara registro contra conteo, fila por fila, y calcula la diferencia.
- Cruza con los documentos: cada venta debe tener su factura o POS electrónico.
- Anota y explica cualquier diferencia.
- Firman los dos y se guarda el efectivo en la caja fuerte o se prepara la consignación.
Cómo se comporta cada medio de pago en el cierre, y qué soporte guardar de cada uno, está en medios de pago para restaurantes.
¿Cómo se cruza el cierre con el historial de ventas y las facturas?
El conteo de dinero es la mitad del cierre. La otra mitad es comprobar que lo vendido está completo y documentado:
- Número de ventas del historial = número de documentos electrónicos (facturas o POS) del turno, salvo las que tengan una explicación anotada.
- Las anulaciones tienen motivo, hora y quien autorizó. Una factura electrónica no se borra: se corrige con nota crédito.
- Los pedidos cancelados o no recibidos no deben aparecer como venta cobrada.
- El total del historial coincide con la suma de los medios de pago.
¿Cómo se maneja la caja menor?
La caja menor es un fondo fijo distinto de la caja de ventas.
- Defines un valor fijo, por ejemplo para una semana de gastos pequeños.
- Cada salida lleva un vale con fecha, concepto, valor, quién recibió y el soporte (factura o documento soporte).
- Al reponerla, se entrega exactamente el valor de los soportes.
- En todo momento, efectivo + vales = valor del fondo.
Si pagas un gasto con el efectivo de las ventas, anótalo en la sección D del cierre con su soporte. Mejor aún: no lo hagas, y usa la caja menor.
¿Qué hacer con un faltante o un sobrante?
- No lo ajustes con plata del bolsillo ni lo escondas: anótalo.
- Revisa lo obvio: un voucher sin sumar, una transferencia de otro turno, un billete pegado.
- Escribe la explicación que se encuentre, o «sin explicar».
- Firma y deja que el administrador lo revise al día siguiente.
- Sigue la tendencia: un faltante aislado pasa; el mismo faltante varios días seguidos es un problema de proceso.
Las causas más comunes y cómo atacarlas, en descuadre de caja. Ahí también explicamos qué dice la ley sobre descontar faltantes del salario.
Ejemplo: cierre de la tarde en una pizzería
Supuestos (ilustrativos): una pizzería en Popayán con dos turnos; este es el de la tarde, de 3:00 a 10:00 p. m. Base: $150.000. La pizzería sugiere propina en las mesas y pregunta antes de facturar.
| Concepto | Registro | Contado |
|---|---|---|
| Base inicial | $150.000 | $150.000 |
| Ventas en efectivo | $620.000 | |
| Ventas por datáfono | $980.000 | $980.000 |
| Transferencias y QR | $400.000 | $370.000 |
| Propinas en efectivo | $30.000 | |
| Caja menor (gas, con soporte) | $40.000 | $40.000 |
| Efectivo esperado | $150.000 + $620.000 + $30.000 − $40.000 = $760.000 | $760.000 |
Control documental: 64 ventas en el historial y 64 documentos electrónicos.
Resultado: el efectivo cuadra, pero las transferencias tienen $30.000 de diferencia. Al revisar, aparece una transferencia que el cliente mostró en pantalla y nunca llegó a la cuenta. Se anota como faltante en transferencias, con la hora del pedido, y se ajusta el proceso: no se entrega un pedido pagado por transferencia hasta ver el movimiento.
Cómo se hace en OrdenaFácil
OrdenaFácil no hace el cierre ni el cuadre de caja, y no registra el medio de pago de cada venta. Lo que sí te da para el cierre es el historial de ventas, con cada pedido y lo vendido, y las estadísticas del día frente a ayer, el ticket promedio y los ingresos. Con el historial cruzas cuántas ventas hubo y cuáles tienen su factura, y el conteo del dinero lo haces con tu formato.
Ten a la mano el historial de cada venta del día para cruzar tu cierre de caja con lo que de verdad se vendió.
Fuentes
- Ley 1935 de 2018, art. 5, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre arqueo, cuadre y cierre de caja?
El arqueo es el conteo físico del dinero y los comprobantes en un momento dado; puede hacerse a mitad de turno y sin aviso. El cuadre es la comparación entre lo contado y lo que dicen las ventas registradas. El cierre es el procedimiento completo de fin de turno o de día: arqueo, cuadre, registro de diferencias, separación de la base y firma de los responsables.
¿Cómo hago un cierre de caja en Excel?
Crea una hoja por día con las filas de la plantilla: base inicial, ventas por medio de pago, propinas, salidas de caja menor, efectivo contado por denominación y diferencia. Usa fórmulas para que la diferencia se calcule sola y protege esas celdas. Guarda cada cierre con la fecha en el nombre y una foto del formato firmado. Con varios cajeros, haz una hoja por cajero y turno.
¿Qué es la caja menor en un restaurante?
Es un fondo fijo de efectivo, separado de la caja de ventas, para gastos pequeños y urgentes: hielo, gas, un repuesto, un domicilio de insumos. Cada salida lleva un vale con su soporte. Cuando el fondo baja, se repone por el valor exacto de los soportes. Así los gastos no se mezclan con el dinero de las ventas ni descuadran el cierre.
¿Quién debe firmar el cierre de caja?
Como mínimo, el cajero que entrega y la persona que recibe o revisa: el administrador, el dueño o el cajero del turno siguiente. Las dos firmas dejan constancia de lo contado y de cualquier diferencia. Si el cajero no está de acuerdo con el resultado, debe anotarlo en el mismo formato antes de firmar, para revisarlo después con calma.