Descuadre de caja: causas comunes y cómo evitarlo

En 30 segundos

• Faltante: hay menos de lo registrado. Sobrante: hay más. Los dos se anotan y se explican.
• Las 6 causas típicas: vueltas, transferencias no confirmadas, pedidos sin registrar, anulaciones, propinas mezcladas y gastos sin soporte.
• El empleador no puede descontar del salario sin orden escrita del trabajador para cada caso o sin orden judicial (CST, art. 149).
• Aun con orden escrita, el descuento no puede afectar el salario mínimo (CST, art. 149, num. 2).
• Borrar ventas del sistema para que «cuadre» lleva al cierre del local por 3 días (E.T., art. 657).

Esta guía hace parte de la caja de restaurante. Si todavía no tienes un procedimiento de cierre, empieza por el cierre de caja diario: sin un cierre bien hecho no se sabe ni cuánto falta.

¿Por qué no cuadra la caja? Causas y soluciones

¿Cómo investigar un descuadre paso a paso?

1. Vuelve a contar el efectivo por denominación, con otra persona.
2. Compara por medio de pago: efectivo, datáfono, transferencias. Busca un faltante en uno y un sobrante igual en otro.
3. Revisa los vouchers contra el cierre del datáfono.
4. Revisa los movimientos de la cuenta del turno, uno por uno.
5. Revisa las anulaciones y cancelaciones del turno: quién, a qué hora y por qué.
6. Revisa la caja menor: ¿salió algo sin vale?
7. Revisa las propinas: ¿se registraron aparte?
8. Anota lo encontrado o «sin explicar», y firma.

¿Se le puede descontar el faltante al cajero?

Es la pregunta más delicada, y la respuesta corta es: no como regla general, y nunca sin cumplir el Código Sustantivo del Trabajo. El art. 149, modificado por la Ley 1429 de 2010, dice:

1. El empleador no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario sin orden suscrita por el trabajador, para cada caso, o sin mandamiento judicial.
2. Están especialmente comprendidos en esa prohibición los descuentos por deudas del trabajador con el empleador y por pérdidas o averías de elementos de trabajo, entre otros.
3. Aunque exista la orden escrita del trabajador, no se puede hacer la deducción sin mandamiento judicial cuando afecte el salario mínimo legal o convencional o la parte inembargable.

El art. 150 permite otros descuentos, como los de sanciones disciplinarias impuestas conforme a un reglamento de trabajo, pero eso exige un procedimiento previo.

Lo que sí puedes hacer sin riesgo:

• Prevenir con los controles de la tabla.
• Documentar cada descuadre con su explicación y la firma del cajero.
• Capacitar y reasignar tareas cuando un patrón se repite.
• Aplicar el reglamento interno, si lo tienes y el procedimiento es el correcto, con asesoría.

¿Qué controles evitan la mayoría de los descuadres?

• Base fija, contada y firmada al abrir.
• Un usuario y una caja por cajero, sin claves compartidas. Las tareas de cada turno, en funciones del cajero de restaurante.
• Todo pedido registrado antes de cobrar, venga del mostrador, del teléfono o del celular del cliente.
• Una sola fila de pedidos, para que nada se cobre por fuera.
• Confirmación de transferencias en la cuenta del negocio.
• Arqueos sorpresa a mitad de turno, de vez en cuando.
• Cierre a ciegas entre dos personas.

Ejemplo: un faltante que se repetía los viernes

Supuestos (ilustrativos): un local de comidas rápidas en Valledupar con dos cajeros por turno en la misma caja. Durante cuatro viernes seguidos aparece un faltante de entre $20.000 y $45.000 en efectivo.

1. Lectura: el faltante solo aparece los viernes, el día de más pedidos para llevar.
2. Investigación: los viernes, uno de los cajeros recibe pedidos por teléfono, los anota en papel y los cobra al entregar, a veces sin registrarlos en el sistema.
3. Hallazgo: no falta plata; faltan registros. Algunas ventas se cobraron en efectivo y nunca se anotaron, y otras se anotaron dos veces.
4. Solución: todo pedido telefónico entra a la fila del sistema antes de prepararse; cada cajero trabaja con su usuario y cierra su propio turno.
5. Resultado: los dos viernes siguientes cuadran. No hubo que descontarle nada a nadie.

Cómo se hace en OrdenaFácil

La fila de órdenes en vivo pone en un solo lugar todos los pedidos, los del celular del cliente y los de la caja: cada uno con su número de turno, lo que pidió con sus opciones, el total y si es para recoger, con su hora, o a domicilio. Cada pedido se marca como atendido, cancelado o no recibido, y lo cancelado queda registrado. OrdenaFácil no cobra ni cuadra la caja: el conteo y el cierre los haces con tu procedimiento.

Fuentes

• Código Sustantivo del Trabajo, arts. 149 y 150, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Ley 1935 de 2018, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)

Verificado el 26/10/2026.