Equipo y normas laborales · Para la caja

Funciones del cajero de restaurante: lista diaria

La lista de lo que hace un cajero de restaurante desde que abre hasta que cierra, con las reglas de facturación, propina y datos que debe conocer, lo que necesita autorización y cómo manejar los accesos al sistema.

Por Equipo de Tecnotics · · 6 min de lectura

En 30 segundos

  • Cada venta se soporta con factura electrónica o POS electrónico, que se puede entregar al cliente incluso antes de pagar (Ley 1935 de 2018, art. 4).
  • Para la factura solo se piden nombre, tipo y número de identificación y, si el cliente quiere, correo (Res. DIAN 202 de 2025).
  • La propina sugerida no puede superar el 10 % y se pregunta antes de facturar (Ley 1935 de 2018, arts. 3 y 4).
  • Quien prepara o sirve alimentos no debe manipular dinero al mismo tiempo (Res. 2674 de 2013, art. 35, num. 5).
  • Pedir el celular para el pedido exige autorización del cliente (Ley 1581 de 2012, art. 9).

El cargo de cajero tiene las mismas reglas de jornada, recargos y seguridad social que cualquier trabajador del local, que resumimos en normas laborales para restaurantes. Aquí va su lista de funciones.

¿Qué hace el cajero al abrir?

  1. Recibe y cuenta la base de efectivo, por denominación, y firma el recibo.
  2. Abre el sistema con su propio usuario y revisa que funcionen la caja, el datáfono, la conexión y la facturación.
  3. Revisa la carta del día: platos agotados, precios nuevos, promociones vigentes y sus condiciones.
  4. Revisa los avisos obligatorios: la carta o lista de precios visible y, si el local sugiere propina, el aviso de «ADVERTENCIA PROPINA» a la entrada y en las cartas (Circular Única SIC, num. 2.4.2).
  5. Verifica el sencillo para dar vueltas y los rollos o el papel que necesite.
  6. Confirma con la cocina a qué hora empiezan a salir los pedidos y qué está pendiente de la noche anterior.

¿Qué hace durante el servicio?

  1. Saluda y toma el pedido del mostrador, con sus opciones, o revisa los que entran desde el celular del cliente.
  2. Confirma el pedido en voz alta o en la pantalla: lo que se anota es lo que se cobra y lo que prepara la cocina.
  3. Pide solo los datos necesarios: nombre para el turno y, si aplica, celular para avisar, con la autorización del cliente.
  4. Cobra por el medio que elija el cliente y verifica cada transferencia en la cuenta del negocio, no en la pantalla del cliente.
  5. Pregunta por la propina, si el local la sugiere, antes de facturar y por un valor exacto en pesos.
  6. Expide la factura o el POS electrónico de cada venta. Si el cliente la pide a su nombre, pide solo los datos que exige la norma.
  7. Entrega el turno o coordina la entrega del pedido.
  8. Atiende los reclamos con el procedimiento del local y llama al administrador cuando haga falta.

¿Qué cambia en la hora pico?

  • Prioriza el flujo: cobrar y dar el turno rápido; las preguntas largas, a un lado.
  • Avisa a la cocina cuando la fila crece y pregunta tiempos reales para informarlos al cliente.
  • Comunica los agotados apenas te enteres, para no vender lo que no hay.
  • No cubras la cocina mientras cobras: quien prepara o sirve alimentos no debe manipular dinero al mismo tiempo (Res. 2674 de 2013, art. 35, num. 5). Si te toca ayudar a entregar comida, hazlo en un momento distinto y lávate las manos al cambiar de tarea.
  • Haz retiros parciales de efectivo si la caja acumula mucho, con recibo firmado por el administrador.

¿Qué hace al cerrar?

  1. Saca el reporte de ventas del turno, por medio de pago.
  2. Cuenta el efectivo y resta la base.
  3. Suma vouchers y transferencias y revisa que coincidan con el reporte.
  4. Separa las propinas de cada medio de pago.
  5. Anota las salidas de caja con su soporte.
  6. Compara lo registrado con lo contado y anota las diferencias con su explicación.
  7. Firma el cierre y entrega la caja al administrador o al cajero siguiente.

El paso a paso con formato está en cierre de caja diario en un restaurante.

¿Qué puede y qué no puede hacer el cajero?

Acción ¿Solo? Regla sugerida
Cobrar, facturar y entregar el turno Sí Es su función principal
Pedir datos para la factura Sí Solo nombre, identificación y correo opcional
Cambiar un plato agotado por otro Sí Con la aceptación del cliente y sin cobrar de más
Anular una venta o hacer una devolución No Con autorización del administrador; nota crédito o nota de ajuste
Dar descuentos o cortesías No Solo los autorizados y anotados
Cambiar precios en el sistema No Lo hace el administrador, y se actualizan todas las cartas el mismo día
Pagar proveedores con el efectivo de la caja No Solo con autorización y soporte
Repartir las propinas No Las propinas son de la cadena de servicios y el dueño no interviene en el reparto (Ley 1935, art. 5)
Usar el celular del cliente para promociones No Solo con autorización expresa para ese fin

¿Cómo dar accesos al cajero sin compartir contraseñas?

Un usuario compartido es una caja de todos, y en una caja de todos nadie responde por un faltante:

  1. Una cuenta para cada cajero, con su nombre. Si tu sistema solo da una cuenta por local, que la contraseña la conozcan solo los cajeros de ese turno y que se cambie cuando alguien se va.
  2. Permisos según el cargo: el cajero cobra y factura; el administrador anula, cambia precios y ve todos los reportes.
  3. Nada de contraseñas pegadas en la pantalla o anotadas en la caja.
  4. Quita el acceso el mismo día en que la persona deja de trabajar.
  5. Revisa de vez en cuando quién tiene acceso a qué.

Todo esto se enseña desde el primer día: la lista completa de la inducción está en inducción del personal nuevo.

Cómo se hace en OrdenaFácil

En OrdenaFácil la empresa crea una cuenta para cada cajero, con su nombre, cédula y correo, y un local puede tener varios. Con su cuenta, cada cajero maneja la fila de órdenes, el modo caja, la carta, el inventario y los clientes de su local. La empresa crea también a sus administradores, que ven los locales, la suscripción, las estadísticas, el historial y la facturación. Cuando alguien se va, el botón «Quitar acceso» desactiva la cuenta del cajero: ya no puede entrar y los pedidos que tomó siguen registrados.

Crea una cuenta para cada cajero de tu local y deja que tu equipo tome los pedidos del mostrador en la misma fila, con su turno, que los que llegan desde el celular.

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Fuentes

Verificado el 26/10/2026.

Preguntas frecuentes

¿Qué hace un cajero de restaurante?

Toma o registra los pedidos, cobra cada venta por el medio de pago que elige el cliente, expide la factura electrónica o el POS electrónico, pregunta por la propina antes de facturar si el local la sugiere, entrega o coordina la entrega del pedido y, al terminar su turno, cuenta la caja y la cuadra contra lo vendido. Es el punto donde se juntan el pedido, la plata y el documento.

¿Qué datos le puede pedir el cajero al cliente para la factura?

Solo el nombre o la razón social, el tipo y el número de identificación y, si el cliente quiere recibirla por correo, su correo electrónico. No se le pueden exigir el teléfono, la dirección ni el RUT para expedirle la factura. Si el cliente no quiere dar sus datos, la venta se documenta a consumidor final.

¿El cajero puede anular una venta?

Lo recomendable es que no lo haga solo: que cada anulación o devolución la autorice el administrador y quede anotado el motivo. Una factura electrónica no se borra; se corrige con una nota crédito, y el POS electrónico con una nota de ajuste. Así queda el rastro de cada corrección y el cierre de caja se puede explicar.

¿Qué perfil debe tener un cajero de restaurante?

Más que experiencia, se buscan orden, buen trato y facilidad con los números y con el celular o el computador. Debe saber contar dinero con rapidez, explicar la carta, mantener la calma en la hora pico y seguir los procedimientos aunque nadie lo esté mirando. Lo demás, como el sistema de caja o la facturación, se enseña en la inducción.

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