Medios de pago para restaurantes: efectivo, datáfono, QR y más

En 30 segundos

• Efectivo: sin comisión, pero con riesgo de faltantes, billetes falsos y robo.
• Datáfono: comisión pactada con tu proveedor; el dinero llega según el contrato.
• Transferencias y Bre-B: el dinero llega en segundos y Bre-B funciona 24/7 (Banco de la República).
• Una captura de pantalla no es un pago: confirma el movimiento en la cuenta del negocio.
• Si vendes en línea, debes informar los medios de pago al cliente (Ley 1480 de 2011, art. 50).

Esta guía hace parte de la caja de restaurante. Comparamos tipos de medio de pago, no marcas: cada entidad tiene sus tarifas y condiciones, que cambian.

¿Qué medios de pago puede aceptar un restaurante?

¿Qué es Bre-B y cómo se usa en un restaurante?

Bre-B es el sistema de pagos inmediatos interoperado que impulsa el Banco de la República y que entró en operación en 2025. Según el Banco:

• Las operaciones se hacen en segundos, las 24 horas, los 7 días de la semana.
• Para recibir necesitas una llave: celular, número de documento, correo, un código alfanumérico o el código del establecimiento de comercio, una llave que asigna la entidad y que solo aplica para comercios. Para pagar no hace falta llave.
• El cliente puede pagar con tu llave o escaneando un QR; con un QR estático, el cliente digita el valor.
• El registro de la llave no tiene costo; las tarifas de las operaciones las define cada entidad financiera.
• Hay un tope por operación de 1.000 UVB (unidades de valor básico) y la entidad puede fijar límites adicionales.

Para un restaurante, la ventaja frente a la transferencia tradicional es que funciona entre distintas entidades y el dinero entra de una vez. El riesgo sigue siendo el mismo: confirmar que el pago llegó antes de entregar.

¿Cómo elegir los medios de pago de tu local?

Pregúntate tres cosas:

1. ¿Cómo paga tu cliente? En un local de almuerzos de oficina, muchos quieren pagar con el celular; en un barrio, el efectivo puede seguir pesando.
2. ¿Cuánto te cuesta cada uno? Suma comisiones, arriendos de equipos, costos bancarios y el tiempo de cuadre.
3. ¿Cuánto tardas en conciliarlo? Un medio barato que tarda una hora en revisarse al cierre no es tan barato.

Y luego decide:

• Acepta al menos dos medios además del efectivo, para no perder ventas.
• Informa los medios que aceptas en la entrada, la carta o la caja.
• Usa una sola cuenta del negocio para recibir, no la personal del cajero ni del dueño.

¿Qué soporte guardar de cada pago?

El cierre de caja necesita un respaldo por cada medio:

• Efectivo: la planilla de conteo por denominación, firmada.
• Datáfono: el cierre diario del datáfono y los vouchers, y luego el extracto donde se ve el abono neto de comisiones.
• Transferencias, Bre-B y QR: el listado de movimientos de la cuenta del turno, no los comprobantes de los clientes.
• Pagos anticipados: el registro del saldo de cada cliente y lo que se descontó.
• Pasarelas en línea: el reporte de transacciones aprobadas, rechazadas y revertidas.

Cómo se cruzan todos en el cierre del turno, en cierre de caja diario en un restaurante.

¿Qué pasa con los pagos en línea de pedidos a domicilio?

Si vendes por medios electrónicos y el cliente paga con tarjeta, PSE u otro instrumento electrónico, aplica la reversión del pago de la Ley 1480 de 2011 (art. 51). Procede cuando hubo fraude, una operación no solicitada, el producto no se recibió o no corresponde a lo pedido o es defectuoso. El consumidor reclama al proveedor dentro de los 5 días hábiles siguientes y avisa al emisor del medio de pago.

Por eso, en domicilios pagados en línea, guarda la prueba de entrega y el detalle del pedido. La comida preparada no tiene derecho de retracto, pero la reversión sí puede aplicar en esos casos.

¿Qué errores con los medios de pago descuadran la caja?

• Registrar una venta en efectivo que en realidad se pagó por transferencia, o al revés.
• Recibir transferencias en la cuenta personal del cajero.
• Cobrar dos veces en el datáfono y no anular la segunda.
• Mezclar la propina pagada con tarjeta con el valor de la venta.
• Descontar mal el saldo de un cliente con pago anticipado.

Cada una de esas causas, con su control, está en descuadre de caja.

Ejemplo: cómo cambia la mezcla de pagos de una cafetería

Supuestos (ilustrativos): una cafetería en Montería vende en promedio $1.500.000 al día. Hasta hoy, el 70 % entra en efectivo y el 30 % por datáfono. El dueño agrega pagos con Bre-B mediante un QR impreso en la caja.

Lo que cambió:

1. Menos efectivo en la caja: menos riesgo y menos tiempo de conteo al cierre.
2. El cierre ahora incluye revisar los movimientos de la cuenta del turno.
3. Apareció un caso de comprobante falso; el equipo empezó a confirmar cada pago en la notificación oficial antes de entregar.

Las cifras son del ejemplo. En tu local, la mezcla depende de tus clientes y de las tarifas que negocies.

Fuentes

• Conozca Bre-B, Banco de la República (consultada el 26/10/2026)
• Preguntas frecuentes de Bre-B, Banco de la República (consultada el 26/10/2026)
• Ley 1480 de 2011, art. 26, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Ley 1480 de 2011, arts. 47, 50 y 51, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)

Verificado el 26/10/2026.