Inventario de restaurante: cómo llevarlo y controlar costos

En 30 segundos

• Consumo real = inventario inicial + compras − inventario final. Es la fórmula base de todo control de costos.
• La Resolución 2674 de 2013 pide llevar en el almacenamiento un control de primeras entradas y primeras salidas (PEPS) para garantizar la rotación (art. 28, num. 1).
• La misma resolución fija la congelación a −18 °C o menos para lo que se almacena congelado (art. 28, num. 2).
• El impuesto al consumo del 8 % va incluido en el precio de la carta (E.T., art. 512-9): para medir tus costos, compáralos con la venta sin ese impuesto.
• Para que una compra sirva como costo en la renta necesitas factura o documento equivalente con los requisitos de ley (E.T., art. 771-2).

¿Para qué sirve el inventario en un restaurante?

En un negocio de comida la plata no se pierde en un solo hueco grande. Se va en muchas porciones un poco más generosas, en el pollo que se dañó el lunes, en la salsa que se preparó de más y en el pedido que salió equivocado. El inventario es la única forma de ver esas pérdidas juntas.

Un buen control de inventario te responde cinco preguntas:

1. ¿Qué tengo? Para no comprar lo que ya hay ni quedarte sin lo que se vende.
2. ¿Qué debo pedir? Con un stock mínimo por insumo.
3. ¿Cuánto gasté de verdad? Con el consumo real de la semana o del mes.
4. ¿Cuánto debí gastar? Con las ventas y las recetas estándar.
5. ¿Dónde está la diferencia? En mermas, porciones, errores o faltantes.

Si solo respondes las dos primeras, tienes una lista de compras. Si respondes las cinco, tienes control de costos.

¿Qué se inventaría en un restaurante?

No todo se cuenta igual ni con la misma frecuencia. Ordena el inventario por tipo de producto:

Las preparaciones propias son el punto ciego de casi todos los locales. Si cuentas la carne cruda pero no la carne ya sazonada que está en la nevera, el inventario te dirá que gastaste más de lo real esa semana y menos la siguiente.

¿Cómo hacer un inventario de restaurante paso a paso?

1. Arma la lista maestra. Todos los insumos, con nombre único, unidad de conteo, ubicación (nevera 1, congelador, bodega) y costo de compra. Un insumo con dos nombres se cuenta dos veces o ninguna.
2. Ordena la lista como está la cocina. De izquierda a derecha y de arriba abajo, en el mismo orden en que el contador va a recorrer las neveras y los estantes.
3. Fija el día y la hora. Siempre el mismo momento, idealmente antes de abrir o después de cerrar, cuando no entra ni sale nada.
4. Congela los movimientos. Mientras se cuenta no se recibe mercancía ni se saca nada sin anotarlo.
5. Cuenta en pareja. Uno cuenta y dice en voz alta, el otro anota. Lo abierto se pesa o se estima en fracciones (media botella, un cuarto de bulto).
6. Suma las compras del periodo. Con las facturas o remisiones de los proveedores, no con lo que se recuerda.
7. Calcula el consumo real. Inventario inicial + compras − inventario final.
8. Calcula el consumo teórico. Unidades vendidas de cada plato × cantidad del insumo en su receta.
9. Compara y explica. La diferencia se revisa insumo por insumo, empezando por los más caros.
10. Ponle precio. Multiplica cada diferencia por su costo unitario. Así sabes cuánto te costó la semana.

¿Cada cuánto contar?

No hay una norma que diga cada cuánto contar. Lo que sí sirve es repetir el mismo método: un conteo semanal hecho siempre igual vale más que uno mensual hecho a la carrera.

Ejemplo: el conteo semanal de un local de comidas rápidas

Supuestos (ilustrativos, no son precios ni rendimientos de mercado): un local de hamburguesas y perros calientes en Bucaramanga cuenta los domingos a las 10 p. m., al cerrar. En la semana vendió 300 hamburguesas, 200 perros calientes y 520 porciones de papa. Cada hamburguesa lleva 1 carne de 120 g, 1 pan y 1 tajada de queso; 60 de los perros llevan 1 tajada de queso; cada porción de papa lleva 180 g.

El consumo teórico sale de las ventas: 300 hamburguesas × 1 carne = 300; 300 + 60 = 360 tajadas de queso; 520 porciones × 0,18 kg = 93,6 kg de papa.

Cuánto costó la diferencia, con costos de compra supuestos:

En una semana se fueron unos $200.000 que no aparecen en ninguna venta. Las preguntas que siguen son concretas: ¿las 50 tajadas de queso son adiciones que la caja no cobró?, ¿los 20 panes se dañaron o se dieron al personal?, ¿la papa se está sirviendo por encima de los 180 g? Cada respuesta lleva a una acción distinta. Las causas más comunes están en mermas en la cocina.

¿Qué es PEPS y por qué importa en la cocina?

PEPS significa «primero en entrar, primero en salir»: lo que llegó antes se usa antes. La Resolución 2674 de 2013 lo exige en el almacenamiento: «debe llevarse un control de primeras entradas y primeras salidas con el fin de garantizar la rotación de los productos» (art. 28, num. 1). También pide identificar los productos y llevar registros para conocer su procedencia y tiempo de vida (num. 3).

En la práctica, PEPS es la primera defensa contra la merma por vencimiento: lo nuevo va atrás, lo viejo adelante, y todo lo abierto o preparado lleva una etiqueta con su fecha. Cómo rotular y organizar las neveras está en la guía de PEPS de este tema.

¿Cuándo pedir? El stock mínimo

Cada insumo debería tener un punto de pedido: la cantidad a la que, si llegas, toca pedir. Se calcula así:

Punto de pedido = consumo diario promedio × días que tarda el proveedor + stock de seguridad.

Si gastas 6 kg de tomate al día, el proveedor entrega al día siguiente y quieres un día de seguridad, pides cuando te queden 12 kg. Con temporadas, quincenas y días de mercado el cálculo cambia; el método completo está en stock mínimo para restaurantes.

¿Cómo se controlan las mermas?

Merma es todo lo que compraste y no se convirtió en venta. Una parte es inevitable (la cáscara de la papa, el agua que pierde la carne al cocinarse) y otra no (lo que se vence, lo que se prepara de más, lo que sale mal en un pedido).

Para controlarlas:

1. Mide la merma natural con pruebas de rendimiento y llévala a la receta.
2. Registra cada merma evitable el mismo día: qué, cuánto, por qué y quién.
3. Valoriza el registro cada semana para saber cuánto pesa cada causa.
4. Ataca la causa más cara primero, no la más visible.

La merma registrada explica parte de la diferencia entre el consumo real y el teórico. Lo que queda sin explicar es lo que más debe preocuparte.

¿Cómo pasar del inventario a los costos del restaurante?

El inventario en unidades te dice qué falta. Para saber si el negocio gana, necesitas llevarlo a pesos con tres herramientas.

Costo de la receta

Cada plato debe tener una receta estándar: ingredientes, cantidades netas, rendimiento y costo por porción. Sin ella, el consumo teórico es una adivinanza. El paso a paso con un ejemplo está en cómo calcular el costo de un plato.

Food cost

El food cost es el porcentaje de la venta que se va en materia prima:

Food cost = costo de los insumos consumidos ÷ ventas sin impuesto al consumo × 100.

Con el consumo real del mes sale el food cost real; con las recetas y las ventas sale el teórico. La brecha entre los dos se mide en pesos. Qué rangos se usan como referencia y qué hacer si se dispara está en food cost en restaurantes.

Precio de venta

Con el costo por porción y el food cost que quieres lograr defines el precio antes de impuestos, le sumas el 8 % del impuesto al consumo si eres responsable y redondeas a un precio final que se publica completo. Lo vemos en cómo ponerle precio a un plato.

Compras y proveedores: el otro lado del inventario

Un inventario sin control de compras se descuadra por la puerta de atrás. Tres reglas básicas:

• Todo lo que entra se recibe contra un pedido: se pesa, se cuenta, se revisa la temperatura y se anota.
• Todo lo que se compra tiene soporte: la factura electrónica a nombre del negocio, o el POS electrónico con tu nombre e identificación, que también sirve para costos y deducciones (Res. DIAN 165 de 2023, art. 16, par.).
• Se compara precio por unidad útil, no por kilo comprado: un pollo más barato que rinde menos al limpiarlo puede salir más caro.

Si le compras a alguien que no está obligado a facturar, como un campesino de la plaza, el facturador electrónico soporta esa compra con el documento soporte electrónico (Res. DIAN 167 de 2021, art. 2). Pregúntale a tu contador cómo aplica en tu caso. Cómo elegir, negociar y recibir está en compras y proveedores del restaurante.

¿Qué pasa cuando se agota un plato en pleno servicio?

Pasa todos los días: el cliente pide la bandeja del día a la 1:30 p. m. y ya no hay. Si la carta no se actualiza, la caja sigue vendiendo lo que la cocina no puede preparar. Tener las existencias de los platos en el mismo sistema donde entran los pedidos, y pausar el plato apenas se acaba, evita ese mal rato. Qué decirle al cliente que ya pidió y cómo organizar la comunicación entre la cocina y la caja está en la guía de platos agotados, más abajo.

¿Cuaderno, Excel o software?

Para arrancar, una hoja bien armada basta. La estructura de columnas y fórmulas está en plantilla de inventario para restaurante en Excel, y las señales de que ya llegó el momento de cambiar de herramienta están en la comparativa de Excel y software de este mismo tema.

Errores frecuentes en el inventario de un restaurante

• Contar en días distintos. Una semana de seis días contra una de ocho no se puede comparar.
• No contar las preparaciones. Salsas, masas y proteínas ya porcionadas también son inventario.
• Mezclar unidades. Un día en kilos, otro en bolsas.
• Usar precios con y sin impuestos al tiempo. Define si trabajas con el costo antes o después de impuestos y no lo cambies.
• Recibir sin revisar. Lo que no se pesó al llegar no se puede reclamar después.
• Dejar que cuente solo quien maneja la bodega. No es desconfianza: es control.
• Ver el número y no hacer nada. El inventario sirve si cada diferencia termina en una acción.

Plan de cuatro semanas para empezar

1. Semana 1: arma la lista maestra y haz el primer conteo completo. Es tu inventario inicial.
2. Semana 2: guarda todas las facturas de compra y haz el segundo conteo el mismo día y a la misma hora. Ya tienes consumo real.
3. Semana 3: escribe la receta estándar de tus cinco platos más vendidos y calcula su consumo teórico.
4. Semana 4: compara real contra teórico, valoriza las diferencias y elige una sola causa para atacar.

Al terminar el mes ya tienes lo que la mayoría de los locales pequeños no tiene: un número que dice cuánto cuesta la merma.

Cómo se hace en OrdenaFácil

En OrdenaFácil cada local lleva las existencias de sus platos, de sus opciones y de sus variaciones. Las de las opciones y variaciones, como el tamaño de la papa o la salsa, se descuentan solas con cada pedido, vuelven al inventario si el pedido se cancela o se cierra como no recibido y, si no alcanzan, el pedido no se confirma. Las unidades de cada plato las ajustas tú en Inventario según lo que preparaste; en cero, la carta lo muestra agotado. El panel te señala lo que tiene pocas unidades. Son unidades de lo que vendes, no costos ni recetas: el conteo de insumos, las compras y el costo de cada plato los sigues llevando con tu método.

Guías de este tema

• Cómo calcular el costo de un plato: receta estándar con rendimiento, peso bruto y neto y costo por porción.
• Food cost en restaurantes: cómo calcular el porcentaje de costo de alimentos, real y teórico.
• Cómo ponerle precio a un plato: del costo al precio final de la carta, con el impuesto incluido.
• Mermas en la cocina: tipos de merma, cómo registrarlas y cuáles reducir primero.
• Plantilla de inventario en Excel: columnas, fórmulas y rutina semanal.
• Stock mínimo: cuándo pedir cada insumo para no quedarte sin nada.
• Compras y proveedores: cómo comparar, negociar, recibir y exigir la factura.
• PEPS en la cocina: rotación, rotulado y orden de neveras.
• Platos agotados: cómo evitar vender lo que ya no hay.
• Excel o software: cuándo vale la pena cambiar de herramienta.

Fuentes

• Resolución 2674 de 2013, Normograma INVIMA (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 512-9, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Estatuto Tributario, art. 771-2, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
• Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
• Resolución DIAN 167 de 2021, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
• Ley 1480 de 2011, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)

Verificado el 26/10/2026.