Inventario y costos · Para administradores
Platos agotados que el cliente igual pide: cómo evitarlo
Cuando la carta sigue ofreciendo lo que la cocina ya no tiene, pierdes tiempo, plata y la confianza del cliente. Aquí están las causas, cómo prevenirlo y qué decirle a quien ya pidió.
Por Equipo de Tecnotics · · 6 min de lectura
En 30 segundos
- La información al consumidor debe ser clara, veraz y suficiente (Ley 1480 de 2011, art. 23).
- Está prohibida la publicidad engañosa, y el anunciante responde por los perjuicios (art. 30).
- Si promocionas un plato, las condiciones de la oferta obligan, incluidas las unidades disponibles si las anunciaste (art. 33).
- El cliente solo paga el precio anunciado de lo que pidió (art. 26).
- Las causas casi siempre son tres: carta que no se actualiza, inventario que no se descuenta con las ventas y falta de comunicación entre la cocina y la caja.
Este problema es la cara visible de un inventario de restaurante que no está conectado con lo que se vende.
¿Por qué el cliente pide platos que ya no hay?
La carta no se actualiza
La carta física no cambia en el día, y la carta digital la actualiza alguien «cuando pueda». A la 1:30 p. m. se acabó la bandeja del día, pero sigue apareciendo. El cliente la pide, la cocina dice que no hay y el pedido vuelve a la caja.
El inventario no se descuenta con las ventas
Si las existencias se cuentan el domingo y nadie sabe cuántas porciones quedan el miércoles a mediodía, la única forma de enterarse es cuando se acaban. Sin un número que baje con cada venta, no hay alerta posible.
La cocina y la caja no se hablan
La cocina sabe que quedan tres porciones de lasaña. La caja no. El pedido por el celular, tampoco. Sin una señal acordada, cada uno trabaja con información distinta.
No hay stock mínimo de insumos
A veces el plato se agota porque se acabó un insumo que nadie pidió a tiempo. El cálculo del punto de pedido de cada insumo está en stock mínimo para restaurantes.
¿Qué le cuesta al local un plato agotado?
Más de lo que parece:
| Costo | Cómo se nota |
|---|---|
| Tiempo | La caja anula, el cliente vuelve a escoger, la fila se frena |
| Plata | Devoluciones, sustitutos más caros que se regalan, pedidos que se cancelan |
| Merma | Lo que se alcanzó a preparar del pedido (la bebida, la entrada) a veces se pierde |
| Confianza | El cliente que pidió desde el celular y luego le dicen que no hay, la próxima vez llama a otro local |
| Reclamos | Un plato promocionado que no existe es una oferta incumplida |
¿Cómo evitar que se pidan platos agotados?
- Lleva las existencias por plato de lo que preparas en tandas: almuerzos del día, porciones de lasaña, empanadas, postres. Cuenta las porciones al terminar la producción.
- Que se descuenten con cada venta, venga el pedido de la caja o del celular. Si las llevas a mano, actualiza el número cada hora en la hora pico.
- Pon un aviso de stock bajo: cuando queden pocas porciones, la caja lo sabe y puede sugerir alternativas.
- Pausa el plato apenas se acaba en la carta digital y marca «agotado hoy» en la lista visible.
- Lleva también las opciones: si se acabó la salsa de la casa o el jugo de mora, que el cliente no pueda elegirlos.
- Define quién avisa. Normalmente la cocina, en el momento en que se da cuenta.
- Revisa al día siguiente por qué se agotó: ¿producción corta, pedido de insumos tarde o un pico de ventas?
¿Qué decirle al cliente que ya pidió un plato agotado?
Lo que más molesta no es que se acabe: es enterarse tarde. Actúa en este orden:
- Avísale de inmediato, apenas la cocina lo detecte. Si pidió desde el celular, comunícate con él por el medio que dejó para su pedido.
- Explica en una frase: «Se nos acabó la lasaña justo antes de su pedido».
- Ofrécele opciones concretas:
- un plato equivalente, del mismo precio o menor;
- esperar, si el plato se puede volver a preparar pronto;
- cancelar ese plato o el pedido completo y devolverle lo que pagó.
- No le cobres más sin su aceptación expresa del nuevo precio.
- Anota el caso para revisar la causa.
Un guion que funciona
«Buenas tardes, [nombre]. Le escribo del local por su pedido 47.
Se nos acabó la lasaña hace unos minutos, lo siento.
Le puedo ofrecer el pollo en salsa, que es del mismo precio,
o quitar la lasaña del pedido y devolverle ese valor.
¿Cómo prefiere?»
Si el cliente pidió desde la carta digital, recuerda que tiene un número de turno y espera su comida: cómo funciona ese recorrido para él está en pedidos desde el celular del cliente.
¿Y la carta física?
La carta física o la lista de precios visible sigue siendo obligatoria aunque tengas carta digital: el menú en el celular es solo un mecanismo adicional (Circular Única SIC, num. 2.4). Para los agotados del día:
- Un tablero o un aviso junto a la caja con «agotado hoy».
- Nunca tachones sobre el precio: si aparecen dos precios, el cliente paga el más bajo (Ley 1480, art. 26).
- Si un plato desapareció de forma permanente, imprime la carta de nuevo.
Cómo se hace en OrdenaFácil
En OrdenaFácil cada plato y cada opción de la carta pueden tener sus existencias. Las de los platos las pones tú en Inventario con lo que preparaste y las ajustas en el día; con un plato en cero, la carta lo muestra agotado, sin botón para pedirlo. Las de las opciones y variaciones bajan solas con cada pedido, entre por la caja o por el celular, y si no alcanzan el pedido no se confirma. El panel te señala lo que tiene pocas unidades, y puedes pausar un plato: sigue a la vista como no disponible y nadie lo puede pedir. El conteo de tus insumos de cocina lo sigues llevando aparte.
Pausa en la carta los platos que se acaban y lleva sus existencias al día, para que tus clientes no pidan lo que ya no tienes.
Fuentes
- Ley 1480 de 2011, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Circular Única SIC, Título II, versión del 9 de enero de 2026, Superintendencia de Industria y Comercio (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si un cliente ya pidió un plato que se agotó?
Avísale de inmediato, antes de que espere más, y ofrécele opciones claras: un plato equivalente al mismo precio o menor, esperar si el plato se puede volver a preparar pronto, o cancelar el pedido y devolverle lo que pagó. Explica qué pasó en una frase, sin culpar a nadie, y anota el caso para revisar por qué la carta seguía mostrando ese plato.
¿Puedo cobrarle la diferencia si le cambio el plato por uno más caro?
Solo si el cliente acepta el cambio sabiendo el nuevo precio. Si el error fue del local, lo cortés es ofrecer un sustituto de igual o menor valor sin cobrar diferencia. Lo que no se puede es cambiarle el plato sin avisar y cobrarle otra cosa: el cliente solo está obligado a pagar el precio anunciado de lo que pidió.
¿Es mejor quitar el plato de la carta o marcarlo como agotado?
Si es algo de un día, pausarlo o marcarlo como agotado le dice al cliente que el plato existe y que vuelva otro día. Si lleva semanas sin salir porque ya no lo preparas, quítalo de la carta: anunciar algo que no vendes confunde y no corresponde a lo que ofreces. En la carta física, un aviso claro de «agotado hoy» evita la discusión.
¿Cómo se entera la caja de que la cocina se quedó sin algo?
Con una señal acordada que no dependa de la memoria: un tablero visible con lo agotado, un mensaje al grupo del turno o, mejor, el mismo sistema donde entran los pedidos. Lo importante es que quien se da cuenta, normalmente la cocina, tenga la responsabilidad de avisar, y que la caja y la carta digital se actualicen en minutos, no al final del servicio.