Inventario y costos · Para administradores
Plantilla de inventario para restaurante en Excel
Cómo armar tu propia hoja de inventario de cocina, con las columnas y fórmulas para calcular consumo real, consumo teórico y diferencias, y una rutina semanal para usarla sin perder tiempo.
Por Equipo de Tecnotics · · 7 min de lectura
En 30 segundos
- Consumo real = inventario inicial + compras − inventario final.
- Diferencia = consumo real − consumo teórico; multiplicada por el costo unitario te da la pérdida en pesos.
- Alerta de pedido: si el inventario final es igual o menor que el stock mínimo, la hoja marca «PEDIR».
- Un conteo semanal, el mismo día y a la misma hora, vale más que un conteo mensual hecho a la carrera.
- La hoja se queda corta cuando hay varios cajeros, varios locales o mucho volumen: las ventas no se descuentan solas.
Esta plantilla aplica el método que explicamos en la guía de inventario de restaurante. Aquí está la estructura para que la armes tú mismo.
¿Qué hojas lleva la plantilla?
| Hoja | Para qué sirve | Quién la actualiza |
|---|---|---|
| Maestro | Lista única de insumos con unidad, ubicación, stock mínimo y costo | El administrador, cuando cambia un precio o un insumo |
| Conteo | El conteo de cada semana y los cálculos | Quien cuenta, cada semana |
| Compras | Cada factura o remisión recibida | Quien recibe la mercancía |
| Recetas | Cantidad de cada insumo por plato | El jefe de cocina |
| Ventas | Una fila con las unidades vendidas de cada plato en la semana | El administrador, desde el reporte de ventas |
| Resumen | Diferencias en pesos y tendencia semana a semana | Se calcula solo |
¿Qué columnas lleva la hoja de conteo?
| Columna | Contenido | Fórmula (fila 2) |
|---|---|---|
| A. Código | Código del insumo | |
| B. Insumo | Nombre, igual al del maestro | =BUSCARV(A2;Maestro!A:B;2;FALSO) |
| C. Unidad | kg, litros, unidades | =BUSCARV(A2;Maestro!A:C;3;FALSO) |
| D. Stock mínimo | Del maestro | =BUSCARV(A2;Maestro!A:D;4;FALSO) |
| E. Inventario inicial | Final de la semana anterior | |
| F. Compras | Suma de la hoja de compras | =SUMAR.SI(Compras!B:B;A2;Compras!D:D) |
| G. Inventario final | Lo que se contó | |
| H. Consumo real | Inicial + compras − final | =E2+F2-G2 |
| I. Consumo teórico | Ventas × receta | =SUMAPRODUCTO(Ventas!$B$2:$Z$2;Recetas!B2:Z2) |
| J. Diferencia | Real − teórico | =H2-I2 |
| K. Diferencia % | Sobre el teórico | =SI(I2=0;"";J2/I2) |
| L. Costo unitario | Del maestro | =BUSCARV(A2;Maestro!A:E;5;FALSO) |
| M. Valor diferencia | Pérdida en pesos | =J2*L2 |
| N. Valor inventario | Lo que hay en pesos | =G2*L2 |
| O. Pedir | Alerta | =SI(G2<=D2;"PEDIR";"") |
Las fórmulas usan el punto y coma, que es el separador de Excel en español; si tu equipo usa coma, cámbialo. Las búsquedas suponen que el maestro tiene, de la columna A a la E, código, insumo, unidad, stock mínimo y costo unitario; si agregas la ubicación u otro dato, ponlo después de la E o cambia el número de columna en cada BUSCARV. La fórmula de la columna I supone que la hoja de recetas tiene los insumos en filas, en el mismo orden de la hoja de conteo, y los platos en columnas, y que la hoja de ventas tiene en su fila 2 las unidades vendidas de cada plato, en el mismo orden de columnas. Si armas tus hojas de otra forma, ajústala.
¿Cómo se arma la hoja de recetas?
Pon los insumos en filas, en el mismo orden de la hoja de conteo, y los platos en columnas, en el mismo orden de la hoja de ventas. En cada celda, la cantidad de ese insumo que lleva una porción del plato, en la misma unidad de conteo del inventario. Por ejemplo:
| Insumo | Hamburguesa | Perro caliente | Porción de papa |
|---|---|---|---|
| Carne de 120 g (unidades) | 1 | 0 | 0 |
| Pan de hamburguesa (unidades) | 1 | 0 | 0 |
| Salchicha (unidades) | 0 | 1 | 0 |
| Papa congelada (kg) | 0 | 0 | 0,18 |
Si una receta usa insumos con rendimiento (pollo que se deshuesa, papa que se pela), anota la cantidad bruta, la que sale de la bodega. El cálculo del rendimiento está en cómo calcular el costo de un plato.
¿Cómo usar la plantilla cada semana?
- Imprime la hoja de conteo ordenada como está la cocina, solo con código, insumo, unidad y una columna vacía.
- Cuenta en pareja, el mismo día y a la misma hora, sin recibir mercancía mientras tanto.
- Pasa el conteo a la columna G el mismo día.
- Revisa que estén todas las compras de la semana en la hoja de compras, con sus facturas.
- Copia las ventas por plato de la semana desde tu sistema o tu cuaderno de caja.
- Ordena por la columna M, de mayor a menor. Revisa primero las diferencias más caras.
- Anota una explicación por cada diferencia grande: merma registrada, error de conteo, venta no registrada o «sin explicación».
- Haz el pedido con la columna O y con el punto de pedido de cada insumo, que explicamos en stock mínimo para restaurantes.
Todo esto, con práctica, toma menos de una hora a la semana en un local pequeño.
¿Y el kardex?
El kardex es otra forma de llevar el inventario: una ficha por producto donde se anota cada movimiento, entrada o salida, con su fecha, cantidad, costo y saldo. Sirve para valorizar el inventario por costo promedio o por primeras entradas, primeras salidas, y es lo que suele pedir la contabilidad.
| Conteo semanal | Kardex | |
|---|---|---|
| Qué registra | El saldo contado cada semana | Cada entrada y cada salida |
| Esfuerzo | Bajo | Alto: cada salida de cocina se anota |
| Para qué sirve más | Control de costos y mermas en la cocina | Valorización contable y trazabilidad |
| Quién lo usa | Dueño, administrador y cocina | Contador |
Los dos sirven para la rotación: la Resolución 2674 de 2013 pide llevar en el almacenamiento un control de primeras entradas y primeras salidas (art. 28, num. 1), y el conteo semanal con fechas en las etiquetas ya ayuda a cumplirlo en la práctica. Para la operación de la cocina, el conteo semanal suele bastar. El método de valorización para tus estados financieros lo define tu contador.
¿Cuáles son los límites de la hoja de cálculo?
Excel funciona mientras haya disciplina y pocas manos. Empieza a fallar cuando:
- Las ventas hay que copiarlas a mano cada semana y un error de digitación cambia todo el resultado.
- Hay varios cajeros o turnos y nadie sabe qué versión del archivo es la buena.
- Hay varios locales, cada uno con su archivo y sus propias reglas.
- Necesitas saber en el momento si queda algo, no el domingo en el conteo.
- Se borra una fórmula y nadie lo nota durante semanas.
Cuando aparecen dos o más de estas señales, vale la pena comparar opciones. Lo analizamos en inventario en Excel o en un software.
Errores comunes con la plantilla
- Insumos repetidos con nombres distintos en el maestro.
- Unidades que no coinciden entre el inventario y la receta.
- Compras anotadas con el precio con impuestos un día y sin impuestos otro.
- Contar un lunes y la semana siguiente un miércoles.
- Llenar la hoja y no mirar la columna de diferencias.
Lleva en línea las existencias de los platos y las opciones que vendes, con aviso cuando quedan pocas unidades, y deja la hoja para tus insumos de cocina.
Fuentes
- Resolución 2674 de 2013, art. 28, Normograma INVIMA (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener una plantilla de inventario de restaurante?
Como mínimo: código, insumo, unidad de conteo, ubicación, stock mínimo, inventario inicial, compras, inventario final, consumo real, consumo teórico, diferencia y costo unitario. Con esas columnas sabes qué pedir, cuánto gastaste, cuánto debiste gastar y cuánto te costó la diferencia. Lo demás, como proveedor o categoría, ayuda a filtrar pero no es indispensable.
¿Qué es un kardex y lo necesito en mi restaurante?
El kardex es un registro por producto de cada entrada y cada salida, con su fecha, cantidad, costo y saldo. Es útil para el contador y para valorizar el inventario por costo promedio o por primeras entradas, primeras salidas. Para controlar la cocina día a día, un conteo semanal con compras y consumo teórico suele ser suficiente; el método contable lo define tu contador.
¿Cómo se calcula el consumo teórico en Excel?
Necesitas una hoja de recetas con la cantidad de cada insumo por plato y otra con las unidades vendidas de cada plato en la semana. El consumo teórico de un insumo es la suma, plato por plato, de las unidades vendidas por la cantidad de ese insumo en la receta. En Excel se hace con la función SUMAPRODUCTO entre la columna de ventas y la de cantidades.
¿Puedo llevar el inventario en Google Sheets en lugar de Excel?
Sí. La estructura y las fórmulas son las mismas, y tiene la ventaja de que varias personas pueden verla desde el celular. La desventaja es la misma de cualquier hoja: las ventas no se descuentan solas y alguien tiene que copiar los datos cada semana. Protege las columnas con fórmulas para que nadie las borre por error al anotar el conteo.