Inventario y costos · Para administradores

Compras y proveedores del restaurante: cómo negociar y recibir

Guía para comprar mejor en un negocio de comida: cómo planear los pedidos, comparar proveedores por costo útil y no por precio de lista, recibir con una lista de verificación y guardar los soportes que pide la DIAN.

Por Equipo de Tecnotics · · 7 min de lectura

En 30 segundos

  • Para que una compra sirva como costo o deducción en la renta necesitas factura o documento equivalente con los requisitos de ley (E.T., art. 771-2).
  • El POS electrónico también sirve para costos si identifica al comprador con nombre y número de identificación (Res. DIAN 165 de 2023, art. 16, par.).
  • Las compras a quien no está obligado a facturar se soportan con el documento soporte electrónico (Res. DIAN 167 de 2021, art. 2).
  • El recibo de insumos se hace en un lugar limpio y protegido de la contaminación (Res. 2674 de 2013, art. 35, num. 1).
  • Los impuestos saludables los liquidan productores e importadores; al restaurante le llegan dentro del precio de compra (E.T., arts. 513-2 y 513-7).

Las compras son la mitad de cualquier control de inventario en un restaurante: si lo que entra no se controla, el conteo de la semana nunca cuadra.

¿Cómo planear las compras del restaurante?

  1. Parte del inventario, no de la memoria. Cuenta lo que hay antes de pedir.
  2. Usa el punto de pedido de cada insumo: consumo diario × días de entrega + seguridad. El cálculo está en stock mínimo para restaurantes.
  3. Agrupa por proveedor y por día de entrega. Un calendario fijo (verduras lunes, miércoles y viernes; abarrotes los martes) ordena a la cocina y al proveedor.
  4. Ten un presupuesto de compras semanal según tus ventas esperadas y tu food cost.
  5. Haz el pedido por escrito, aunque sea por mensaje: producto, cantidad, calidad, precio acordado y hora de entrega. Ese mensaje es tu orden de compra.

Una orden de compra mínima

ORDEN DE COMPRA N.º ____     Fecha: __/__/____
Proveedor: __________________   NIT o cédula: __________
Entregar el: __/__/____ entre las ____ y las ____

Producto | Presentación | Cantidad | Precio acordado | Total
---------|--------------|----------|-----------------|------
         |              |          |                 |
Condiciones: refrigerados a temperatura de frío; factura a nombre de ______, NIT ______
Pidió: __________   Autorizó: __________

¿Cómo elegir y comparar proveedores para restaurantes?

El precio de la lista es solo una parte. Compara con estos criterios:

Criterio Qué preguntar Por qué importa
Costo útil ¿Cuánto rinde después de limpiar o cocinar? Un pollo más barato que rinde menos sale más caro
Calidad constante ¿El producto es igual cada semana? Tu receta estándar depende de eso
Entregas ¿Qué días, a qué hora, con qué mínimo de pedido? Define tu stock mínimo y tu espacio de nevera
Transporte en frío ¿Cómo llegan los refrigerados y congelados? Sin cadena de frío no hay inocuidad
Factura ¿Expide factura electrónica a nombre del negocio? Sin soporte, la compra puede no ser costo deducible
Crédito ¿A cuántos días? ¿Con qué condiciones? Afecta tu caja
Devoluciones ¿Recibe lo que llega dañado o fuera de especificación? Evita discusiones en la puerta
Productos envasados ¿Traen rótulo y su registro, permiso o notificación sanitaria? Lo envasado sí lo vigila el INVIMA

Cómo se calcula el costo útil: precio por kilo ÷ rendimiento. Si el pollo A cuesta $12.000 el kilo y rinde 75 %, el kilo útil vale $16.000. Si el pollo B cuesta $13.000 y rinde 85 %, el kilo útil vale $15.294. El B es más barato aunque su lista diga lo contrario.

¿Cómo negociar con los proveedores?

  • Concentra volumen en pocos proveedores confiables: más volumen da más poder de negociación.
  • Negocia más que el precio: frecuencia de entrega, crédito, cambio de producto dañado, horario que no choque con el servicio.
  • Acuerda por escrito precio y vigencia: «este precio hasta fin de mes» evita sorpresas en la factura.
  • Paga cumplido: el cliente que paga a tiempo recibe el mejor producto cuando escasea.
  • Revisa cada factura contra la orden: precio, cantidad y producto. Los errores pequeños, repetidos cada semana, suman.

¿Cómo se recibe la mercancía?

La recepción es el último momento para reclamar. Lo que se firma sin revisar ya es tuyo. La Resolución 2674 de 2013 pide que el recibo de insumos se haga en un lugar limpio y protegido de la contaminación ambiental (art. 35, num. 1) y que las materias primas se reciban en condiciones que eviten su contaminación, alteración y daños físicos (art. 16, num. 1).

Lista de verificación de recepción

  1. Hora pactada y fuera de la hora pico, con una persona responsable de recibir.
  2. Contra la orden de compra: producto, presentación y cantidad.
  3. Pesa lo que se vende por peso, en tu báscula y no en la del proveedor.
  4. Temperatura: refrigerados fríos y congelados duros, sin escarcha de descongelado. Como referencia, la Resolución 2674 fija la refrigeración en no más de 4 °C ± 2 °C (art. 18, num. 3) y la congelación en −18 °C o menos (art. 28, num. 2). Cómo medirla y registrarla está en cadena de frío en la cocina.
  5. Empaques cerrados, limpios y sin daños; latas sin abolladuras ni abombamientos.
  6. Rótulo y fechas en los envasados: nombre, lote y fecha de vencimiento vigente.
  7. Revisión sensorial: color, olor y textura normales.
  8. Rechaza en el momento lo que no cumple y anótalo en la remisión o la factura, con la firma de quien entrega.
  9. Guarda de inmediato: primero lo refrigerado y congelado, luego lo seco, con lo nuevo detrás de lo viejo.
  10. Archiva el soporte de la compra el mismo día.

¿Qué factura debes exigir a tus proveedores?

Desde el punto de vista tributario, la compra que no tiene soporte puede no servirte:

  • Factura electrónica de venta a nombre de tu negocio, con tu NIT o cédula. Para que una compra sea costo o deducción en la renta se requiere factura con los requisitos del art. 617 del Estatuto Tributario (E.T., art. 771-2).
  • POS electrónico identificado: si el proveedor te expide documento equivalente electrónico POS con tu nombre o razón social y tu número de identificación, también sirve para costos y deducciones (Res. DIAN 165 de 2023, art. 16, par.). A nombre de «consumidor final», no.
  • Documento soporte: si le compras a alguien que no está obligado a facturar, como un campesino o un vendedor de la plaza, el facturador electrónico genera y transmite el documento soporte en adquisiciones a no obligados (Res. DIAN 167 de 2021, arts. 2 y 3).

Si además eres agente de retención, tu contador te dirá qué retener en cada compra. Las tarifas y bases cambian con los decretos y conviene confirmarlas antes de cada pago grande.

Los impuestos a las bebidas azucaradas y a los comestibles ultraprocesados no los liquida el restaurante: los responsables son el productor y el importador (E.T., arts. 513-2 y 513-7). A ti te llegan incluidos en el precio de compra.

Errores frecuentes en las compras

  • Comprar de urgencia y aceptar el precio que digan.
  • Recibir sin pesar ni revisar temperatura.
  • Dejar la mercancía en el piso o fuera de la nevera «mientras tanto».
  • Pagar sin factura o con una factura a nombre de otra persona.
  • No guardar las facturas juntas: al conteo semanal le faltarán compras.

Lleva tus ventas y las existencias de tus platos en línea, para que tus pedidos a proveedores salgan de lo que de verdad se vende.

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Fuentes

Verificado el 26/10/2026.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos proveedores debe tener un restaurante?

No hay un número fijo, pero sí una regla útil: para cada insumo crítico, como la proteína principal o el pan, ten un proveedor principal y uno de respaldo que ya conozca tu negocio. Depender de uno solo te deja sin producto si falla y sin poder de negociación. Tener demasiados complica el control de facturas y de calidad.

¿Qué debo revisar cuando llega un pedido?

Que lo que llega sea lo que pediste, en cantidad y en peso; que los refrigerados y congelados lleguen fríos; que los empaques estén cerrados y sin daños; que los productos envasados tengan su rótulo y fecha de vencimiento vigente; y que el producto se vea, huela y se sienta bien. Lo que no cumple se rechaza en el momento y se anota en la remisión.

¿Le puedo comprar a alguien que no factura?

Sí. Si le compras a una persona que no está obligada a facturar, como un campesino de la plaza, y tú eres facturador electrónico, la DIAN prevé un documento soporte electrónico para esas compras. Sin un soporte válido, esa compra puede no servirte como costo en la renta. Pregúntale a tu contador cómo generarlo y cuándo te aplica.

¿Es mejor pagar de contado o a crédito a los proveedores?

Depende de tu caja. El crédito a 8, 15 o 30 días te da aire mientras vendes lo que compraste; el pago de contado a veces consigue un mejor precio. Lo importante es saber cuánto le debes a cada proveedor y cuándo vence cada factura, y no usar la plata de los proveedores para cubrir gastos fijos del mes.

¿Los impuestos a las bebidas azucaradas los paga el restaurante?

No por lo que prepara y sirve. Los impuestos saludables a las bebidas azucaradas y a los comestibles ultraprocesados los liquidan el productor y el importador. Cuando el restaurante compra gaseosas o paquetes para revender, ese impuesto ya viene incluido en el precio de compra y forma parte de su costo.

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