Gestión del restaurante · Para dueños de restaurante
Software para restaurantes: qué revisar antes de elegir
Qué tipos de software existen para un restaurante, qué resuelve cada uno y los criterios para elegir: facturación electrónica, uso en el celular, soporte, costo total y propiedad de tus datos.
Por Equipo de Tecnotics · · 7 min de lectura
En 30 segundos
- Hay 5 tipos de herramienta: POS de caja, carta digital con QR, pedidos con turno, apps de domicilios y facturador electrónico.
- Todo restaurante necesita facturar electrónicamente cada venta (E.T., art. 615); el tiquete POS en papel ya no sirve.
- La carta digital es un medio adicional: la carta física o la lista visible siguen siendo obligatorias (Circular Única SIC, num. 2.4).
- Compara el costo total del año, con locales, usuarios, facturación y soporte.
- Pregunta siempre si puedes exportar tus datos si te vas.
Elegir el software es uno de los pasos de cómo abrir un restaurante en Colombia. Esta comparativa habla de tipos de herramienta, no de marcas: el mismo proveedor puede ofrecer varios tipos y cada uno tiene sus límites.
¿Qué tipos de software para restaurantes existen?
| Tipo | Qué resuelve | Qué no resuelve | Para quién |
|---|---|---|---|
| POS de caja | Registrar y cobrar ventas, abrir y cerrar caja, a veces mesas y comandas | La experiencia del cliente antes de llegar a la caja | Restaurantes con mucho cobro presencial |
| Carta digital con QR | Mostrar la carta en el celular del cliente, con fotos y precios | Que el cliente pida y el local reciba el pedido ordenado | Locales que quieren actualizar precios sin reimprimir |
| Pedidos con turno | El cliente pide desde el celular, recibe un número y lo ve en una pantalla; el local ve una sola fila | Servicio a la mesa con meseros | Mostrador, comidas rápidas, cafeterías, almuerzos |
| Apps de domicilios | Llegar a clientes nuevos y repartir | Margen: cobran comisión y los clientes son de la app | Quien quiere visibilidad y no tiene domiciliarios |
| Facturador electrónico | Expedir factura electrónica o POS electrónico validados por la DIAN | La operación del local | Todos los obligados a facturar |
| Inventario (hoja de cálculo o software) | Saber qué hay y qué se gastó | La venta | Todos, en distinto nivel |
Muchos negocios combinan dos o tres. La pregunta no es «¿cuál es el mejor?», sino «¿qué problema tengo hoy?».
¿Qué problema tienes que resolver primero?
Ordena tus problemas y elige la herramienta que ataque el primero:
- «No facturo electrónicamente o lo hago a mano.» Empieza por el facturador. Es obligación y su incumplimiento puede llevar al cierre del local por 3 días (E.T., art. 657). Guía completa en facturación electrónica para restaurantes.
- «La fila en la caja no me deja vender más en hora pico.» Mira los sistemas de pedidos con turno y pedidos desde el celular.
- «No sé qué se vende ni a qué hora.» Cualquier herramienta que registre cada venta con hora y producto te da estadísticas.
- «Se me acaban los insumos en pleno servicio.» Inventario: empieza con una hoja de cálculo y pasa a un software cuando el Excel no alcance. Cuándo dar el salto, en inventario en Excel o en un software.
- «Necesito vender a domicilio.» Decide entre domicilio propio y apps, con los números de tu negocio.
¿Qué criterios revisar antes de elegir?
| Criterio | Qué preguntar | Por qué importa |
|---|---|---|
| Facturación electrónica | ¿Factura cada venta? ¿Está incluida o se paga aparte? ¿Quién es el facturador? | Es obligatoria desde la primera venta |
| Impuesto al consumo | ¿Cómo maneja el INC del 8 %? ¿Lo discrimina en la factura? | El INC va incluido en el precio y se discrimina en la factura (E.T., art. 512-9) |
| Uso en el celular | ¿Funciona en el navegador o hay que instalar algo? | El cliente no quiere descargar nada para pedir |
| Equipos | ¿Exige hardware propio o sirve con lo que tienes? | Menos inversión inicial |
| Internet | ¿Qué pasa si se cae la conexión? | Las herramientas web necesitan internet: ten un plan de contingencia |
| Usuarios y locales | ¿Cuántos cajeros y locales incluye el plan? | El precio cambia mucho al crecer |
| Soporte | ¿En español, en tu horario, por qué canal? | Los problemas salen un sábado a mediodía |
| Datos | ¿Puedes exportar ventas, productos y clientes? | Si te vas, tu información debe irse contigo |
| Datos personales | ¿Quién es responsable de los datos de tus clientes? | Tú respondes por la autorización (Ley 1581 de 2012) |
| Costo total | Suscripción, facturas, usuarios, locales, implementación | El precio del primer mes no es el del año |
¿Qué cuesta un software para restaurantes?
No publicamos precios de herramientas. Para comparar de forma justa, arma una tabla con lo que te costaría un año completo con tu operación real:
- Suscripción por local y por periodo.
- Facturas o documentos electrónicos incluidos y lo que cuesta cada adicional.
- Usuarios: cajeros, administradores, contador.
- Hardware obligatorio, si lo hay.
- Implementación, capacitación y soporte.
- Comisiones por pedido, si las cobra.
Errores frecuentes al elegir software
- Comprar por la lista de funciones. Pagas por módulos de mesas, comandas o reservas que un local de mostrador nunca usa.
- Elegir sin probar en hora pico. Una pantalla cómoda a las 3 de la tarde puede ser lenta con 40 pedidos encima.
- Separar la venta de la factura. Si el cajero registra la venta en un sistema y la vuelve a digitar en el facturador, aparecen diferencias y ventas sin factura.
- No preguntar por el crecimiento. El plan que sirve para un local puede volverse caro al abrir el segundo o al sumar cajeros.
- Olvidar al cliente. Si para pedir tiene que descargar algo o registrarse antes de ver los precios, muchos no piden y, además, la regla de la SIC sobre precios queda en riesgo.
- No leer quién responde por los datos. Los nombres y celulares de tus clientes son tu responsabilidad ante la Ley 1581 de 2012, aunque estén guardados en la herramienta.
Ejemplo: cómo elige un local de almuerzos
Supuestos (ilustrativos): un local de almuerzos ejecutivos en Pasto, de mostrador, con 1 cajero y 150 almuerzos diarios entre 12:00 y 2:00 p. m. Hoy cobra con calculadora, factura en un portal aparte y tiene filas de 15 minutos.
- Problema 1: la fila. Descarta los POS de mesas y comandas, porque no tiene meseros.
- Problema 2: facturar cada venta sin digitar dos veces.
- Problema 3: saber cuántos almuerzos preparar cada día.
- Criterios decisivos: que el cliente pida desde el celular sin instalar nada, que la caja tome a quien llega en la misma fila, una pantalla de turnos para la entrega, estadísticas por hora y facturación desde cada venta.
- Prueba: usa la herramienta elegida dos semanas en hora pico real antes de pagar el año.
La elección sale del problema, no de la lista de funciones más larga.
Cómo se hace en OrdenaFácil
OrdenaFácil cubre el circuito de venta de un local de mostrador. El cliente abre la carta con el QR, que acompaña a tu carta física o lista visible, pide desde el celular y recibe su número de turno; la caja toma en el modo caja los pedidos de quien llega, en la misma fila. El local ve la fila en vivo, la pantalla de turnos llama cada pedido y el cliente recibe el aviso de pedido listo por WhatsApp. El historial, las estadísticas y el botón «Facturar», a través de Tecnotics Contable, cierran el circuito.
Prueba en tu hora pico un sistema donde el cliente pide desde el celular, recibe su turno y cada venta queda lista para facturar a través de Tecnotics Contable.
Fuentes
- Estatuto Tributario, arts. 615 a 618, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 512-9, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Estatuto Tributario, art. 657, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Circular Única SIC, Título II, versión del 9 de enero de 2026, Superintendencia de Industria y Comercio (consultada el 26/10/2026)
- Ley 1581 de 2012, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
- Resolución DIAN 165 de 2023, Normograma DIAN (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Hay software para restaurantes sin costo?
Existen herramientas con planes sin costo o periodos de prueba, sobre todo de cartas digitales y de punto de venta básico. Antes de elegirlas, revisa qué dejan por fuera: muchas cobran aparte la facturación electrónica, los usuarios adicionales, los locales extra o el soporte, y algunas ponen su marca en tu carta. Compara el costo total del año, no solo el precio del primer mes.
¿Qué software necesita un negocio de comidas rápidas?
Lo mínimo es una forma de tomar pedidos rápido en el mostrador, de facturar cada venta electrónicamente y de saber qué se vendió. Si hay filas en hora pico, ayuda un sistema de pedidos con número de turno y una pantalla para llamar los pedidos listos. El inventario por unidades y las estadísticas por hora vienen después, cuando ya tienes la operación ordenada.
¿Qué significa POS en un restaurante?
POS es la sigla en inglés de punto de venta: el lugar y el sistema donde se registra y se cobra cada venta. En Colombia la sigla también aparece en el documento equivalente electrónico tiquete POS, que es uno de los documentos que puede expedir el restaurante en lugar de la factura electrónica de venta. Un software POS puede o no generar ese documento: pregúntalo.
¿Puedo cambiar de software sin perder mi información?
Depende de lo que te permita exportar el proveedor. Antes de contratar, pregunta si puedes descargar tus ventas, tus productos y tus clientes en un archivo que abra otra herramienta, y qué pasa con tus datos si cancelas. Las facturas electrónicas, en cambio, quedan validadas ante la DIAN y debes conservarlas aunque cambies de facturador.