Pedidos, turnos y atención · Para administradores
Pedidos con hora de recogida: cómo programarlos en tu local
Cómo dejar que tus clientes escojan a qué hora recogen sin que la cocina colapse: capacidad por franja, orden de preparación según la hora pactada y reglas para los que llegan antes o después.
Por Equipo de Tecnotics · · 5 min de lectura
En 30 segundos
- Primera hora ofrecida = hora actual + tiempo de preparación real.
- Última hora ofrecida = hora de cierre − tiempo de preparación.
- Hora de empezar un pedido programado = hora de recogida − minutos de preparación.
- Si vendes por medios electrónicos, la ley pide informar el tiempo de entrega y lo que anuncias te obliga (Ley 1480 de 2011, art. 50, lit. c).
- La capacidad por franja (pedidos cada 15 o 30 minutos) es lo que evita que los pedidos programados choquen con los del mostrador.
La hora de recogida es una extensión del turnero para restaurante: el turno ordena la entrega y la hora ordena la producción.
¿Qué ganas con los pedidos programados?
- Sabes antes qué preparar: la cocina ve a las 10 a. m. lo que tiene que entregar a las 12:30.
- Repartes la hora pico: si una parte de los clientes escoge su hora, la ola de las 12:30 se reparte entre 12:00 y 1:30.
- Menos espera en el mostrador: el cliente llega cuando su pedido está listo, no antes.
- Menos pedidos abandonados: quien escogió su hora planeó pasar.
El riesgo es prometer horas que la cocina no puede cumplir. Por eso, antes de ofrecerlas, hay que saber cuánto tarda cada pedido y cuántos caben en cada franja.
¿Cómo ofrecer horas de recogida realistas?
- Mide tu tiempo de preparación por tipo de pedido en un día normal y en la hora pico. El método está en tiempo de preparación.
- Fija la primera hora que ofreces: hora actual más ese tiempo. Nadie debería poder pedir «para dentro de 5 minutos» si la cocina tarda 20.
- Fija la última hora: tu hora de cierre menos el tiempo de preparación.
- Ofrece franjas, no minutos exactos: 12:00, 12:15, 12:30. Es más fácil de organizar y de cumplir.
- Limita los pedidos por franja según tu capacidad.
- Confirma la hora al cliente cuando termina su pedido.
¿Cuántos pedidos caben en cada franja?
La capacidad depende de cuántos pedidos puede terminar tu cocina en ese tiempo, contando también los que llegan sin programar.
Supuestos (ilustrativos): una cocina de comidas rápidas en Villavicencio, con dos personas en la plancha, termina unos 12 pedidos cada 15 minutos en el almuerzo. Por experiencia, entre 4 y 6 pedidos de cada franja llegan por el mostrador sin programar.
| Franja | Capacidad | Mostrador estimado | Cupo para programados |
|---|---|---|---|
| 12:00 – 12:15 | 12 | 4 | 8 |
| 12:15 – 12:30 | 12 | 5 | 7 |
| 12:30 – 12:45 | 12 | 6 | 6 |
| 12:45 – 1:00 | 12 | 6 | 6 |
| 1:00 – 1:15 | 12 | 4 | 8 |
Cuando una franja llena su cupo, la siguiente hora que se ofrece es la de la franja que sigue. Si tu sistema no limita los cupos de forma automática, vigila los pedidos programados de la hora pico y, si se llenan, deja de recibir pedidos desde la carta un rato o dile al cliente la hora que sí puedes cumplir.
¿Cómo ordenar la cocina para que cada pedido salga a tiempo?
El error más común es preparar en el orden en que llegan los pedidos. Con hora de recogida, el orden es otro:
- Ordena por hora de recogida, no por hora de llegada. Un pedido que entró a las 9 a. m. para las 12:30 va después de uno que entró a las 12:10 para «lo antes posible».
- Calcula la hora de inicio de cada pedido: hora de recogida − minutos de preparación. Un pedido de 15 minutos para las 12:45 empieza a las 12:30, con un pequeño margen antes.
- Agrupa lo que se puede adelantar: bebidas, ensaladas, empaques y rótulos se dejan listos antes; lo caliente, al final.
- Revisa la lista de la siguiente media hora cada 15 minutos.
- Rotula con la hora cada pedido terminado, para que el mostrador entregue sin buscar.
Así los pedidos salen calientes a su hora y no ocupan el mostrador por una hora.
¿Qué hacer con los que llegan antes o tarde?
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Llega antes y el pedido no está | Explica que se prepara para su hora; adelántalo solo si la cocina tiene espacio |
| Llega a tiempo y el pedido no está | Discúlpate, dale un tiempo concreto y revisa qué falló en el orden de la cocina |
| Llega tarde, dentro del plazo de espera | Entrega; si se enfrió, ofrece calentarlo o rehacer lo que no se pueda calentar bien |
| No llega | Pasado el plazo, intenta contactarlo una vez y regístralo como no recogido |
Define cuánto tiempo guardas un pedido después de su hora, por ejemplo 30 minutos, y díselo al cliente. Las medidas para reducir los que nunca llegan están en la guía de pedidos que nadie recoge.
¿Cómo se organiza el mostrador con pedidos programados?
Los pedidos programados y los de «lo antes posible» se entregan en el mismo mostrador, pero no deberían mezclarse en la misma bandeja. Separa una zona para los listos con su hora a la vista y entrega por número de turno. Más ideas para la zona de entrega en pedidos para llevar.
Cómo se hace en OrdenaFácil
En OrdenaFácil fijas el horario del local, de apertura a cierre o 24 horas, y el local se abre y se cierra solo según ese horario. También defines los minutos de preparación, de 5 a 120, que fijan la primera hora de recogida que se le ofrece al comensal. El comensal elige «lo antes posible» o una hora de recogida dentro del horario, y el pedido llega a la fila con esa hora.
Deja que tus clientes escojan una hora de recogida que tu cocina pueda cumplir y recibe cada pedido en la fila con su hora y su turno.
Fuentes
- Ley 1480 de 2011, arts. 47 a 54, Secretaría del Senado (consultada el 26/10/2026)
Verificado el 26/10/2026.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un pedido programado en un restaurante?
Es un pedido que el cliente hace con anticipación y para una hora concreta de recogida o de entrega, en lugar de pedir para «lo antes posible». Por ejemplo, pide a las 10 de la mañana su almuerzo para recogerlo a las 12:30. Para el local es una ventaja: sabe antes qué tiene que preparar y puede repartir el trabajo de la cocina.
¿Cuánto antes debo empezar a preparar un pedido programado?
Tantos minutos antes de la hora de recogida como dure su preparación real, más un pequeño margen. Si un pedido tarda 15 minutos y el cliente lo recoge a las 12:45, debe entrar a la cocina hacia las 12:25 o 12:30. Si lo empiezas apenas llega a las 10 de la mañana, se enfría; si lo empiezas a las 12:40, el cliente espera.
¿Qué hago si el cliente llega antes de la hora que escogió?
Si el pedido todavía no está, explícale que se está preparando para la hora que escogió y dale un tiempo estimado. Si la cocina tiene capacidad en ese momento, puedes adelantarlo. Lo que no conviene es dejar los pedidos listos mucho antes de su hora para atender a quien llega temprano, porque el resto de pedidos programados se entregaría frío.
¿Puedo ofrecer horas de recogida después de la hora de cierre?
No conviene. La hora de recogida debe estar dentro de tu horario de atención y dejar tiempo suficiente para preparar el pedido antes de cerrar. Si cierras a las 9 de la noche, la última hora de recogida debe ser la que le permita a la cocina terminar y entregar antes de esa hora. Ofrecer otra cosa es prometer algo que no vas a cumplir.